Prowadzę niewielkie biuro projektowe, w którym zatrudniam kilku pracowników. W okresie wakacyjnym większość pracowników skorzysta z 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Proszę o wyjaśnienie, jakie zasady obowiązują przy wypłacie świadczenia urlopowego. Czy świadczenie to przysługuje wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości? Czy jest ono obciążone składkami ZUS i podatkiem dochodowym? Kiedy te świadczenia mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Jak należy je zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów I rozchodów?- pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Świadczenia urlopowe są formą dofinansowania do wypoczynku pracowników. Zgodnie z art. 3 ust. . 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.) świadczenie urlopowe mogą wypłacać tylko ci pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniali mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz nie utworzyli funduszu socjalnego.
Przedsiębiorcy tej wielkości mają bowiem wybór: dobrowolnie utworzyć fundusz socjalny lub zrezygnować z utworzenia tego funduszu i wypłacać świadczenia urlopowe. W tych okolicznościach rezygnacja z utworzenia funduszu oznacza możliwość wypłacania świadczeń urlopowych.
Świadczenie urlopowe jest wypłacane przez zakład pracy raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w takim minimalnym wymiarze jest przywilejem każdego pracownika. Z art. 162 kodeksu pracy wynika bowiem, że w przypadku podzielenia urlopu na części przynajmniej jedna część wypoczynku pracownika powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem tego urlopu zakład pracy powinien wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe.
Wysokość świadczenia urlopowego nie jest jednakowa dla wszystkich pracowników. Jego wysokość zależy m.in. od wymiaru czasu pracy pracownika oraz od tego, czy jest on zatrudniony w szczególnych warunkach lub wykonuje pracę o szczególnym charakterze. Zasadniczo jednak wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). W 2014 r. maksymalna wysokość tego świadczenia dla pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach na pełen etat wynosi 1093,93 zł. Jest to górna granica świadczenia urlopowego, co oznacza, że pracodawca może ustalić jego wysokość na poziomie niższym.
Jeżeli wyplata świadczenia urlopowego następuje zgodnie z warunkami wskazanymi w art. 3 ustawy o ZFŚS, to nie podlega ono składkom ZUS.
Świadczenie to jest jednak opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wartość otrzymanego świadczenia urlopowego jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, a więc zakład pracy musi – jako płatnik tego podatku – pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy.
W praktyce świadczenie urlopowe może być wypłacone zarówno w kwocie netto, czyli po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy, jak i w kwocie brutto – w przypadku gdy zaliczka na podatek dochodowy zostanie rozliczona łącznie z wynagrodzeniem ze stosunku pracy wypłaconym w tym samym miesiącu.
Zgodnie z art 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT, do kosztów podatkowych nie można zaliczyć wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZF ŚS. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z tymi przepisami. Oznacza to, że koszty związane z wypłatą świadczenia urlopowego, co do zasady, obniżają podatek dochodowy przedsiębiorcy.
Wypłata tego świadczenia musi jednak nastąpić w sposób zgodny z przepisami ustawy o ZFŚS, co następuje wtedy, gdy
– wypłacający je pracodawca według stanu na 1 stycznia 2014 r. zatrudniał mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzył funduszu socjalnego,
– świadczenie urlopowe jest wypłacane danemu pracownikowi tylko raz w roku i przysługuje mu, jeśli korzysta on z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych,
– wysokość świadczenia urlopowego nie przekracza wysokości odpisu podstawowego ustalonego z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika oraz rodzaju jego zatrudnienia.
Niespełnienie choćby jednego z wymienionych wyżej warunków może wykluczyć możliwość ujęcia wydatków na świadczenia urlopowe w kosztach podatkowych. Tak będzie np. wtedy, gdy pracodawca 1 stycznia 2014 r. zatrudniał więcej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale zrezygnował z utworzenia funduszu socjalnego i wypłacał świadczenia urlopowe. Zaliczenie do kosztów podatkowych wypłaconych w tych okolicznościach świadczeń może okazać się ryzykowne. Co więcej, od tego „świadczenia urlopowego” należy także odprowadzić wszystkie składki ZUS, tak jak od zwykłego składnika wynagrodzenia za pracę.
Więcej w Rzeczpospolitej z 1 lipca 2014 r.
Świadczenia urlopowe są formą dofinansowania do wypoczynku pracowników. Zgodnie z art. 3 ust. . 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.) świadczenie urlopowe mogą wypłacać tylko ci pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniali mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz nie utworzyli funduszu socjalnego.
Przedsiębiorcy tej wielkości mają bowiem wybór: dobrowolnie utworzyć fundusz socjalny lub zrezygnować z utworzenia tego funduszu i wypłacać świadczenia urlopowe. W tych okolicznościach rezygnacja z utworzenia funduszu oznacza możliwość wypłacania świadczeń urlopowych.
Świadczenie urlopowe jest wypłacane przez zakład pracy raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w takim minimalnym wymiarze jest przywilejem każdego pracownika. Z art. 162 kodeksu pracy wynika bowiem, że w przypadku podzielenia urlopu na części przynajmniej jedna część wypoczynku pracownika powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem tego urlopu zakład pracy powinien wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe.
Wysokość świadczenia urlopowego nie jest jednakowa dla wszystkich pracowników. Jego wysokość zależy m.in. od wymiaru czasu pracy pracownika oraz od tego, czy jest on zatrudniony w szczególnych warunkach lub wykonuje pracę o szczególnym charakterze. Zasadniczo jednak wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). W 2014 r. maksymalna wysokość tego świadczenia dla pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach na pełen etat wynosi 1093,93 zł. Jest to górna granica świadczenia urlopowego, co oznacza, że pracodawca może ustalić jego wysokość na poziomie niższym.
Jeżeli wyplata świadczenia urlopowego następuje zgodnie z warunkami wskazanymi w art. 3 ustawy o ZFŚS, to nie podlega ono składkom ZUS.
Świadczenie to jest jednak opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wartość otrzymanego świadczenia urlopowego jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, a więc zakład pracy musi – jako płatnik tego podatku – pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy.
W praktyce świadczenie urlopowe może być wypłacone zarówno w kwocie netto, czyli po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy, jak i w kwocie brutto – w przypadku gdy zaliczka na podatek dochodowy zostanie rozliczona łącznie z wynagrodzeniem ze stosunku pracy wypłaconym w tym samym miesiącu.
Zgodnie z art 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT, do kosztów podatkowych nie można zaliczyć wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZF ŚS. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z tymi przepisami. Oznacza to, że koszty związane z wypłatą świadczenia urlopowego, co do zasady, obniżają podatek dochodowy przedsiębiorcy.
Wypłata tego świadczenia musi jednak nastąpić w sposób zgodny z przepisami ustawy o ZFŚS, co następuje wtedy, gdy
– wypłacający je pracodawca według stanu na 1 stycznia 2014 r. zatrudniał mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzył funduszu socjalnego,
– świadczenie urlopowe jest wypłacane danemu pracownikowi tylko raz w roku i przysługuje mu, jeśli korzysta on z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych,
– wysokość świadczenia urlopowego nie przekracza wysokości odpisu podstawowego ustalonego z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika oraz rodzaju jego zatrudnienia.
Niespełnienie choćby jednego z wymienionych wyżej warunków może wykluczyć możliwość ujęcia wydatków na świadczenia urlopowe w kosztach podatkowych. Tak będzie np. wtedy, gdy pracodawca 1 stycznia 2014 r. zatrudniał więcej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale zrezygnował z utworzenia funduszu socjalnego i wypłacał świadczenia urlopowe. Zaliczenie do kosztów podatkowych wypłaconych w tych okolicznościach świadczeń może okazać się ryzykowne. Co więcej, od tego „świadczenia urlopowego” należy także odprowadzić wszystkie składki ZUS, tak jak od zwykłego składnika wynagrodzenia za pracę.
Więcej w Rzeczpospolitej z 1 lipca 2014 r.