Jak sporządzić protokół z wideozebrania

Dziennik Gazeta Prawna (2019-09-24), autor: Anna Borysewicz , oprac.: GR

wrz 24, 2019
Najbliższe nadzwyczajne zgromadzenie wspólników naszej spółki z o.o. chcemy przeprowadzić w formie wideokonferencji lub telekonferencji. Wspólnicy często wyjeżdżają za granicę i w efekcie nie zawsze jesteśmy w stanie zebrać się wszyscy w siedzibie spółki. Jak sporządzić protokół z takiego zebrania i jakie niezbędne elementy powinny się w nim znaleźć? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.
 
Jak odpowiada ekspertka współpracująca z DGP – umowa sp. z o.o. może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taka możliwość wprowadzona została od 3 września 2019 r. do kodeksu spółek handlowych w art. 2341 (dodanym przez ustawę z 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy ‒ Kodeks spółek handlowych; Dz.U. poz. 1543). Teraz możliwe są w szczególności:
1) transmisja obrad zebrania wspólników w czasie rzeczywistym;
2) dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, w ramach której udziałowcy mogą wypowiadać się w toku obrad, przebywając w innym miejscu;
3) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed bądź w toku zgromadzenia wspólników.
Uczestnictwo udziałowców w zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Z każdego zgromadzenia wspólników, w tym odbywanego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, należy sporządzić protokół. Jego niezbędne elementy to:
a) stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia;
b) stwierdzenie zdolności zgromadzenia do powzięcia uchwał;
c) wymienienie powziętych uchwał wraz z liczbą głosów oddanych za każdą z nich i ewentualnie zgłoszonych sprzeciwów;
d) w przypadku zaś podejmowania uchwał nieprzewidzianych w porządku obrad lub głosowaniu ich na zgromadzeniu, które odbywa się w trybie art. 240 k.s.h., w protokole koniecznie trzeba zaznaczyć, że: wszyscy wspólnicy są obecni i nikt nie sprzeciwia się podjęciu uchwał/y oraz odbyciu zebrania w takim trybie.
Do protokołu trzeba dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia udziałowców oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przy czym podpisy tych ostatnich nie są wymagane.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 24 września 2019 r.