Jak odpowiada ekspertka współpracująca z DGP – zgodnie z par. 8 ust. 2 w związku z par. 2 pkt 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok wydane przez lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek ten występuje wtedy, gdy pracownik użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Wskazany przepis wyznacza jedynie obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok. Natomiast szczegółowe warunki wypełnienia tego obowiązku, np. termin dokonania zwrotu czy jego wysokości, powinny wynikać z obowiązujących u pracodawcy przepisów wewnątrzzakładowych, tj. z regulaminów lub zarządzeń. Jeśli refundacja kosztów poniesionych na zakup okularów korekcyjnych wypełnia warunki określone w par. 8 ust. 2 w związku z par. 2 pkt 4 ww. rozporządzenia, to na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT uzyskane przez pracownika świadczenie nie podlega składkom ZUS oraz opodatkowaniu PIT.

 

Wydatek w postaci refundacji kosztów zakupu okularów korekcyjnych – jako skutek realizacji obowiązku określonego w przepisach prawa pracy – stanowi koszty uzyskania przychodów, lecz nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego przy jego zakupie, co wpływa na sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych. Nawet jeśli faktura stwierdzająca zakup okularów korekcyjnych dla pracownika jest wystawiona na dane firmy, to podatnikowi (pracodawcy), który ją otrzymał, nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, który z niej wynika. Zdaniem organów podatkowych odliczeniu temu sprzeciwia się fakt, że to pracownik od samego początku ma prawo do rozporządzania okularami jak właściciel, a nie pracodawca (podatnik). Wobec tego podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z nabyciem okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez pracownika także podczas wykonywania przez niego obowiązków służbowych.

 

Załóżmy, że pracownik firmy zatrudniony na stanowisku wymagającym obsługi monitora ekranowego przez co najmniej cztery godziny na dobę przedłożył fakturę na zakup okularów korekcyjnych. Zakup wynikał z zalecenia lekarza okulisty, który wskazał na potrzebę ich stosowania podczas pracy przy komputerze. Wartość brutto faktury, wystawionej na dane pracodawcy (podatnika), wynosiła 980 zł. Z zarządzenia wewnętrznego firmy wynika, że w przypadku zakupu okularów korekcyjnych dla pracownika wartość refundacji nie przekracza 700 zł. Wobec tego wydatek został zatwierdzony do wypłaty do wysokości kwoty określonej w zarządzeniu. Z firmowej kasy wypłacono pracownikowi kwotę 700 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Zapisy w księgach rachunkowych będą następujące. Po pierwsze ujmuje się fakturę – zakup okularów korekcyjnych dla pracownika (do wysokości refundacji) w kwocie 700 zł: Wn konto „405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma konto „234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika).

 

Po drugie ujmuje się KW – wypłata refundacji z tytułu zakupu okularów korekcyjnych kwota 700 zł:

 

Wn konto „234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika),

 

Ma konto „100 Kasa”. 

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 29 czerwca 2020 r.