Nie rób błędów w sprawozdaniu finansowym

Jeśli remont, to jeśli ulepszenie

Po przyjęciu aktywów trwałych do użytkowania przedsiębiorcy często ponoszą dodatkowe nakłady związane z ich eksploatacją – na okresowe przeglądy, remonty. Te ostatnie nieraz trudno odróżnić od modernizacji czy Innych form ulepszenia. Tymczasem zupełnie inne jest ujęcie takich kosztów w księgach rachunkowych

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (dalej uor) rzeczowe aktywa trwale wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia albo w wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości (art 28. ust. 1 pkt 1).

W zależności od tego, czy te składniki majątku zostały nabyte, czy wytworzone we własnym zakresie, będą wyceniane według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia (patrz ramka).

Późniejsze ulepszenia

Zgodnie z art. 31 ust. 1 uor koszty ulepszenia (przebudowa, rozbudowa, modernizacja, rekonstrukcja) powiększają wartość początkową środka trwałego. Warunkiem jest, aby powodowały, że wartość użytkowa tego środka (mierzona okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami) po zakończeniu ulepszenia przewyższa jego wartość z dania przyjęcia do używania.

Zatem wydatki polegające na ulepszeniu aktywów zwiększą Ich wartość początkową I wartość będącą podstawą naliczania amortyzacji. Natomiast wydatki dotyczące remontów powinny być jednorazowo odniesione w koszty w okresie Ich poniesienia. W uzasadnionych wypadkach dopuszczalne jest aktywowanie (poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów) nakładów na remonty środków trwałych. Zwykle jednak biegli rewidenci zalecała ujmowanie tych kosztów w okresie Ich poniesienia.

Konieczne może być obniżenie stawek

Oprócz tego, że wydatek na ulepszenie zwiększy wartość aktywów (wykazywaną w bilansie), wzrosną także koszty amortyzacji w okresie bieżącym i w okresach późniejszych.

Kierownictwo firmy powinno samo ocenić, czy ulepszenie uzasadnia przyjęcie wydłużonego okresu amortyzacji środka trwałego, obniżenie stawek amortyzacji i rozłożenie jego umorzenia na dłuższy okres, bardziej adekwatny do faktycznego okresu użytkowania (ekonomicznej użyteczności).

Zgodnie z art. 32 ust. 3 uor poprawność stosowanych okresów I stawek amortyzacji środków trwałych powinna być okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby weryfikację taką przeprowadzić w momencie modernizacji danego obiektu, choć amortyzacja – według nowych niższych stawek – może być naliczana dopiero od następnego okresu sprawozdawczego.

Warto spytać specjalistę

Osobom zajmującym się ewidencją księgową bądź sporządzaniem sprawozdań finansowych niezwykle trudno ocenić, czy dany wydatek jest remontem, czy modernizacją, łatwo więc o pomyłkę. Warto się tu kierować wytycznymi odpowiednich służb technicznych, uprawnionych specjalistów budowlanych lub nawet rzeczoznawców majątkowych. Nieprawidłowe ujęcie takich wydatków może powodować poważne zniekształcenia wyniku finansowego danego okresu – prowadzić do zaniżenia lub nadmiernego zawyżenia wyniku finansowego.

Ujęcie podatkowe nie zawsze adekwatne

Zdarza się też, że firmy kierują się wykładnią podatkową, a nie oceniają, czy dany wydatek rzeczywiście wydłuża okres ekonomicznej użyteczności danych aktywów. Aktywowanie wydatków remontowych w wartości początkowej środków trwałych, zamiast jednorazowe obciążenie kosztów w okresie ich poniesienia, skutkuje zawyżeniem wyniku finansowego, choć może być bezpieczne podatkowo pod warunkiem, że transakcja zamyka się w jednym okresie sprawozdawczym. W przeciwnym razie nadmierne aktywowanie tych wydatków (rozkładanie w czasie kosztów uzyskania przychodów) może powodować ryzyko wyłączenia ich z kosztów roku, którego dotyczą.

Więcej Rzeczpospolita.