Świadczenia dla pracowników
W cotygodniowym cyklu artykułów omawiamy zasady opodatkowania świadczeń pracowniczych – czy pracodawca musi pobrać od nich zaliczką na podatek, odprowadzić VAT i czy może je rozliczyć w kosztach firmy. W ubiegły poniedziałek pisaliśmy o posiłkach i napojach dla pracowników. DZIŚ O EKWIWALENTACH ZA UŻYWANIE PRZEZ PRACOWNIKÓW WŁASNYCH NARZĘDZI.
Za własny sprzęt można dostać nieopodatkowany ekwiwalent
Pracodawca nie musi potrącać podatku od wypłacanego pracownikom ekwiwalentu za Ich sprzęt wykorzystywany w firmie. Może za to zaliczyć go do kosztów podatkowych
Pracodawca może wypłacić ekwiwalent np. za używany przez pracownika w pracy własny telefon, wiertarkę, betoniarkę itp. O zwolnieniu z podatku mówi art. 21 ust. i pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Preferencja dotyczy również pracowników tymczasowych.
Cztery warunki do spełnienia
Aby skorzystać ze zwolnienia, trzeba spełnić cztery warunki: ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu. Jeśli pracodawca przekaże rekompensatę w jakiejkolwiek innej formie, np. w towarze, musi ją opodatkować; jego wysokość powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom. Oznacza to, że wypłacona kwota musi odpowiadać wartości używanej rzeczy i być związana ze stopniem jej zużycia. Nadwyżka będzie opodatkowania jako przychód ze stosunku pracy; narzędzia, materiały lub sprzęt muszą być własnością pracownika. Zwolnienie nie przysługuje, jeżeli ekwiwalent jest wypłacony za używanie rzeczy np. użyczonych pracownikowi przez inne osoby; rzeczy, za które przysługuje ekwiwalent, muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Ciężar dowodu na pracodawcy
Jeśli urząd skarbowy zakwestionuje rozliczenia związane z wypłacanymi pracownikom ekwiwalentami, to pracodawca musi – jako płatnik – wykazać, że są spełnione wszystkie warunki zwolnienia. To, że pracownicy wykorzystują własne narzędzia w czasie pracy, musi więc być odpowiednio udokumentowane.
Przykładowo Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 18 czerwca 2004 r. (PD-ll/423/51/04/PO) uznał, że wystarczającym dowodem jest stosowny zapis w umowie o pracę, określający kwotowo wartość ekwiwalentu wraz ze specyfikacją użytkowania rzeczy będących własnością pracownika przy wykonywaniu pracy.
Nie ma żadnych ograniczeń co do wysokości ekwiwalentu. Jeśli jednak będzie zawyżony, urząd skarbowy może potraktować go jako ukrytą formę wynagrodzenia i upomnieć się o podatek.
W przepisach nie znajdziemy żadnego wykazu narzędzi, materiałów czy sprzętu, za których używanie pracownikowi można przyznać ekwiwalent. Musimy więc kierować się ich potocznym znaczeniem – takim, jakie mają w języku polskim.
Opodatkowany samochód…
Urzędy odmawiają jednak prawa do zwolnienia, np. w wypadku rekompensat za wykorzystywane przez pracowników samochody. Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2004 r. zlikwidowano przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 22 lit. b) updof zwolnienie obejmujące ryczałty samochodowe. Mają one rekompensować wydatki ponoszone przez pracowników na używanie na potrzeby firmy własnych samochodów osobowych w jazdach lokalnych. Pojawiła się wtedy koncepcja, że wypłaty te należy potraktować jako ekwiwalent pieniężny, którego wartość objęta jest zwolnieniem przewidzianym w art 21 ust. 1 pkt 13 updof. Przedstawiciele fiskusa zajęli jednak jednoznaczne stanowisko – zwolnienie nie obejmuje zwrotu wydatków za używanie samochodów osobowych. Pojazdu takiego nie można bowiem uznać za narzędzia, materiały ani sprzęt (np. interpretacje z 19 maja 2004 r. Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, IMUS–1471/DPF/415/IP-10/2004/AD, i z 12 maja 2004 r. Urzędu Skarbowego Poznań-Jeżyce, SD/415-24/04).
Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 1 sierpnia 2006 r. (1471/DPF/415/49/06/PP) zaakceptował jednak zwolnienie z podatku wypłacanego listonoszom ekwiwalentu za rowery.
Więcej Rzeczpospolita.