Wchodząca dziś w życie nowelizacja ustawy o narodowym zasobie archiwalnym nakazuje archiwom państwowym zabezpieczenie porzuconej przez pracodawców dokumentacji pracowniczej.

Rolą archiwów państwowych jest ochrona dziedzictwa narodowego. Teraz mają jeszcze gromadzić dokumentację pracowniczą. Dlaczego w ten sposób państwo chce -pomóc przeciętnemu Polakowi, który poszukuje dokumentacji dotyczącej swojego zatrudnienia i wynagrodzenia. Zaświadczenia o zatrudnieniu czy o wysokości wynagrodzenia potrzebne są ubezpieczonym przy ubieganiu się o rentę, emeryturę lub do ustalenia wysokości kapitału początkowego. Do początku lat 90. dokumentacja osobowa i płacowa była przechowywana tylko przez 12 lat. Po upływie tego okresu, w majestacie prawa, można było więc ją zniszczyć. *"l tak w wielu przypadkach się stało. W praktyce osoby zatrudnione zostały pozbawione możliwości ustalenia emerytury z wcześniejszych lat pracy.

Teraz dokumentacja musi być przechowywana dłużej

– Tak, przez 50 lat. W przypadku dokumentacji osobowej te 50 lat liczone jest od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, w przypadku dokumentacji płacowej termin jej przechowania rozpoczyna się od daty jej wytworzenia. Przykładowo, jeśli kartoteka zarobkowa dotyczy roku 1999, to musi być przechowywana i zabezpieczona do końca 2049 roku.

Wiele dokumentów zostało jednak zniszczonych bezpowrotnie.

– To prawda, ale wiele cennych dokumentów jeszcze się zachowało i te trzeba ratować. Warto uświadomić sobie, że lata 90. były okresem dynamicznych przemian gospodarczych i ustrojowych. To z kolei spowodowało likwidację setek tysięcy przedsiębiorstw i firm. Jeśli miały one następcę prawnego lub istniał jeszcze ich organ założycielski, dokumentacja trafiała do ich archiwów. Jeśli nie – bywała porzucana. Te dokumenty leżą teraz w różnych przypadkowych miejscach. Trzeba je ocalić dla dobra ubezpieczonych.

Powinny przecież trafić do powstających wtedy prywatnych archiwów. Czyżby archiwa te nie spełniły swojej roli

– Faktycznie pojawiły się różnego rodzaju firmy prywatne zajmujące się przechowaniem dokumentacji pracowniczej. Wśród nich byli rzetelni przechowawcy, dobrze wykonujący swoje obowiązki, ale także osoby, które brały pieniądze od likwidatorów czy syndyków, a później niewiele się tą dokumentacją zajmowały. Konieczna stała się więc nowelizacja ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Co ona zmienia

– Wchodzące dziś w życie przepisy (ustawa z 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy – Kodeks pracy – Dz.U. nr 64, poz. 426) pozwalają naczelnemu dyrektorowi archiwów państwowych interweniować w sytuacji zagrożenia dokumentacji zniszczeniem, np. wskutek jej porzucenia lub przechowywania w niewłaściwych warunkach.

Należy tylko pamiętać, że aby taka dokumentacja trafiła do archiwum państwowego, muszą być spełnione następujące warunki: dokumentacja musi należeć do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej, istnieje zagrożenie zniszczenia dokumentacji oraz brak jest podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Dodatkowo do kodeksu pracy wprowadzono przepis, który ma zapobiec porzucaniu przez pracodawców likwidujących działalność gospodarczą dokumentacji pracowniczej. Pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniu lub zniszczeniu będzie bowiem karane grzywną.

Czy takie dokumenty archiwa będą przejmować bezpłatnie

– Nie w każdym przypadku. Na nieodpłatne przechowywanie dokumentacji płacowej i osobowej może liczyć pracodawca niemający na to środków. Przy czym my nie przyjmujemy tego na wiarę. Wcześniej sąd rejestrowy musi wydać decyzję, że likwidowana lub upadła firma nie posiada żadnych środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentów. Przed jej wydaniem sąd zasięga przy tym opinii naczelnika miejscowego urzędu skarbowego.

Zdaniem ekspertów zmiana przepisów może doprowadzić do sytuacji, że do archiwów państwowych trafią dokumenty od nieuczciwym przedsiębiorców, którzy kiedyś wzięli pieniądze za ich przechowywanie, a teraz będą chcieli pozbyć się problemu. Czy jest to możliwe

– Nie. Przedsiębiorcy, którzy obecnie prowadzą firmy przechowujące dokumenty, oraz pracodawcy, którzy likwidują zakład, muszą się liczyć z odpowiedzialnością za takie czyny. Członkowie zarządu solidarnie ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania firmy i z ich majątku osobistego może być przeprowadzana egzekucja należności przysługujących archiwum państwowemu.

Więcej Gazeta Prawna.