Spółka rozważa przyznanie pracownikom benefitu w postaci dofinansowania posiłków poprzez zasilanie karty przedpłaconej. W zeszłym roku podniesiono limit zwolnienia ze składek ZUS na zakup posiłków przez pracodawcę do kwoty 450 zł miesięcznie. Czy spółka może zastosować to zwolnienie i wyłączyć z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wartość dofinansowania do kwoty 450 zł miesięcznie? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.
Jak odpowiada ekspertka współpracująca z DGP – co do zasady, zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1665), pracodawca może dofinansować pracownikom posiłki bez konieczności zapłaty składek ZUS, jeśli to dofinansowanie nie będzie w skali miesiąca wyższe niż 450 zł. Przy 22-dniowym miesiącu pracy daje to możliwość nieoskładkowanego dofinansowania posiłku w kwocie ok. 21 zł dziennie.
Problem w tym, że ZUS w swoich interpretacjach sukcesywnie ogranicza możliwość korzystania z tego zwolnienia, wprowadzając np. niewynikającą z przepisów definicję posiłków. I tak zdaniem ZUS posiłkami są tylko posiłki gotowe oraz produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia. W konsekwencji ze zwolnienia mogą korzystać dania gotowe lub owoce, ale sfinansowanie pracownikom nieprzetworzonych produktów, np. makaronu, kaszy, mąki czy drożdży, nie będzie objęte tym zwolnieniem. W praktyce pracodawcy, którzy chcą sfinansować pracownikom posiłki, muszą się zastanawiać, czy dana kategoria produktów nadaje się do bezpośredniego spożycia, czy też wcześniej musi zostać poddana np. obróbce termicznej. W tym miejscu można sobie postawić pytanie, czy sfinansowanie chociażby tzw. zupek chińskich można uznać za posiłek w rozumieniu ww. rozporządzenia i czy może korzystać ze zwolnienia od składek.
Ze sfinansowaniem posiłku za pomocą zasilenia karty przedpłaconej (np. specjalnej karty lunchowej) jest jeszcze więcej wątpliwości. Bo chociaż z rozporządzenia wprost wynika, że do zwolnienia uprawniają karty przedpłacone otrzymywane przez pracowników, to ZUS stoi na stanowisku, że w tym zakresie zwolnienie jest niemalże niemożliwe do stosowania w praktyce. W wydawanych interpretacjach ZUS wskazuje, że aby karta przepłacona kwalifikowała się do zwolnienia ze składek ZUS, powinna uprawniać do nabycia „wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych”. Co istotne, z analizy wydawanych interpretacji można wysnuć wniosek, że ograniczenie do nabywania posiłków powinno być potwierdzone techniczną blokadą danej karty. Zdaniem ZUS bowiem nie wystarczy oświadczenie pracownika, że nie będzie wykorzystywał środków na karcie do zakupu innych produktów. W konsekwencji ZUS uznaje, że jeśli nie da się jednoznacznie stwierdzić, że kartą można płacić wyłącznie za posiłki i wyłącznie w placówkach gastronomicznych oraz handlowych, to zasilenie takiej karty w ogóle nie może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS.
Potencjalnie można ograniczyć karty przedpłacone do nabywania towarów wyłącznie w placówkach gastronomicznych za pomocą specjalnych kodów MCC. Problem w tym, że takie placówki mogą sprzedawać również towary, które nie są posiłkami w rozumieniu ww. rozporządzenia. Z kolei ograniczenie wykorzystania kart do nabywania z góry określonych towarów byłoby teoretycznie możliwe, ale nawet jeśli by się to udało, to w świetle definicji posiłku zawsze istniałoby ryzyko, że na liście towarów do nabycia znajdzie się coś, co wg ZUS za posiłek uznane być nie może (np. ziemniaki czy makaron).
Dodatkowo, patrząc na interpretacje ZUS dotyczące opakowań posiłków, pracownik, który chciałby zapłacić kartą przedpłaconą za danie na wynos, również używałby jej w sposób nieprawidłowy. Finansowałby z niej bowiem koszt opakowania, które posiłkiem nie jest. Tymczasem aby karta była zwolniona ze składek ZUS, musi uniemożliwiać zapłatę za ten produkt.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 10 czerwca 2024 r., autor: Karolina Demska, oprac.: GR