Jak powinna prawidłowo przebiegać procedura dofinansowania zakupu okularów dla pracownika spędzającego przed monitorem komputerowym ponad cztery godziny dziennie? Czy w orzeczeniu lekarskim jest konieczny zapis o potrzebie stosowania szkieł korekcyjnych do pracy? Czy pracodawca powinien zwrócić także koszty zakupu soczewek? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.

Jak odpowiada ekspert współpracujący z DGP – procedura dofinansowania okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze polega na tym, że pracownik, który przedkłada pracodawcy orzeczenie lekarskie z zaleceniami lekarza medycyny pracy o potrzebie stosowania takich okularów, otrzymuje zwrot kosztów zakupu. Brak stosownego zapisu w orzeczeniu lekarskim pozbawia pracownika uprawnienia do refundacji.

W myśl par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych przeprowadzone zgodnie z art. 229 kodeksu pracy – wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Znowelizowane przepisy uzupełniły ten przepis o szkła kontaktowe, o co od lat zabiegało wielu pracowników, dla których z różnych względów wygodniejsze jest stosowanie soczewek.

Ze względu na to, że powyższy przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, okres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów lub szkieł kontaktowych.

Określając wysokość refundacji, trzeba wziąć pod uwagę, że przepis jednoznacznie wskazuje, że pracodawca ma pokryć („zapewnić”) pełne koszty zakupionych przez pracownika okularów/soczewek, a nie tylko ich część (dofinansować je). Należy zatem określić kwotę realną, która faktycznie umożliwi pracownikowi zakup odpowiednich okularów. Pracownik nie może jednak oczekiwać, że pracodawca będzie finansował kosztowne oprawki okularów, sygnowane przez znanych projektantów mody, gdyż okulary mają jedynie spełniać określoną – roboczą funkcję.

Przepisy bhp nie regulują kwestii tego, na kogo powinna być wystawiona faktura za okular lub szkła kontaktowe korygujące wzrok do pracy przy komputerze. O ile w przypadku refundacji pełnej kwoty pracodawca może żądać od pracownika, aby faktura była wystawiona na pracodawcę, o tyle w przypadku współfinansowania faktura powinna być wystawiona na pracownika. Nie ma również przeciw- wskazań do tego, aby na fakturze widniała adnotacja wskazująca personalnie użytkownika okularów.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 12 września 2024 r., autor: Maciej Ambroziewicz, oprac.: GR