Jak sporządzić siatkę płac w firmie….

Rzeczpospolita , autor: Renata Majewska , oprac.: GR

maj 9, 2007

Rozpoczynamy cykl artykułów poświęconych sporządzaniu listy płac. Pokażemy w nim na praktycznych przykładach i obliczeniach sposób ustalania poszczególnych rodzajów wynagrodzeń, np. za urlop, chorobowego, odpraw, nagród jubileuszowych czy różnych dodatków. Omówimy też zasady odprowadzania od nich składek do ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy. Zachęcamy czytelników do przysyłania własnych pytań. Obiecujemy, że na wszystkie odpowiemy w ramach nowego cyklu lub poza nim. Zorganizujemy też kilka telefonicznych dyżurów eksperckich. Kiedy – poinformujemy w zajawkach na pierwszej stronie DOBREJ FIRMY.

Dziś zaczynamy od artykułu o podstawowych zasadach tworzenia siatki płac w firmie. Za tydzień przedstawimy sposób obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Jak sporządzić siatkę płac w firmie

Jednym z najtrudniejszych zadań firmy jest określenie zasad opłacania personelu. Wbrew wszystkiemu nie jest to zadanie proste. Popełnione nieprawidłowości grożą bowiem buntem załogi pod dowództwem związków, a w najlepszym wypadku – Indywidualnymi pozwami pracowników.

Zatrudnieni chcą, by szef mierzył ich równą miarką. Dlatego w jego interesie leży określanie zasad opłacania załogi w sposób jasny, klarowny i obiektywny. A nie jest to wcale łatwe! Każdy przedsiębiorca chce bowiem zachować jak najwięcej swobody dla siebie. Pozostawić pewną pulę środków, by z niej dowolnie nagradzać wyróżniających się podwładnych. Pogodzenie tych wszystkich celów to trudne zadanie. Przedstawiamy kilka porad i wskazówek, których przestrzeganie gwarantuje opracowanie wzorcowych zasad płacowych.

Oprócz żądań personelu pracodawcę ograniczają rygory wynikające z przepisów. Te podpowiadają nie tylko, gdzie firma musi te kwestie omówić (patrz obok), ale również jak ma to zrobić. Przede wszystkim zgodnie z art. 78 § 2 kodeksu pracy trzeba określić wysokość oraz zasady przyznawania stawek wynagrodzenia za pracę konkretnego rodzaju lub na określonym stanowisku. Dotyczy to też innych składników wynagrodzeń, jeśli strony takie przewidziały.

Naucz się rozpoznawać wynagrodzenie

Na pierwszym etapie tworzenia zasad płacowych trzeba posiąść umiejętność kwalifikowania do wynagrodzeń różnych świadczeń, jakie przedsiębiorcy przyznała personelowi.

Oprócz standardowych i powszechnie znanych należności często oferują im dodatkowe składniki, np. ekwiwalenty za pranie odzieży, składki na polisy grupowego ubezpieczenia na życie czy premie za obecność. Wiążą się z tym ważne konsekwencje.

Jeśli daną należność zaliczamy do wynagrodzeń, to musimy ją określić w siatce płac według rygorów opisanych w poradniku. Ponadto trzeba ją też będzie wliczać do podstaw wymiaru większości rodzajów pensji.

Poznajmy więc definicję wynagrodzenia. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 30 grudnia 1986 r. (III PZP 42/86) jest to świadczenie konieczne o charakterze przysparzająco-majątkowym, które pracodawca jest zobowiązany wypłacać okresowo pracownikowi w zamian za wykonaną pracę świadczoną w ramach stosunku pracy, odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości pracy. By więc daną wypłatę uznać za wynagrodzenie, musi się ona cechować:

a) charakterem roszczeniowym – pracownik może dochodzić jej wypłaty przed sądem; co więcej, nie wolno mu się zrzec wynagrodzenia,

b) ekwiwalentnością – przysługuje za pracę wykonaną, a wyjątkowo za czas jej nieświadczenia, gdy nakazują tak przepisy odrębne.

W doktrynie wynagrodzenia dzielimy na obowiązkowe i nieobowiązkowe. Obowiązkowe to te, które zapewnia kodeks pracy oraz inne przepisy, czyli głównie za:

pracę umówioną, za godziny nadliczbowe nie niższe od płacy minimalnej (w bieżącym roku 936 zł oraz 748,80 zł w pierwszym roku pracy),

godziny nadliczbowe,

okresy niewykonywania pracy, za które przepisy przewidują gratyfikacje, np. za urlop wypoczynkowy, czas przestoju czy chorobę,

Drożne dodatki, jak za pracę nocną, wyrównawcze, stażowy, funkcyjny (dwa ostatnie są czasami świadczeniami dobrowolnymi), odprawy powszechne, jak emerytalna, z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników.

Wynagrodzenie dobrowolne to takie, które pracodawca może zagwarantować w wewnętrznych przepisach płacowych, ale nie musi. Przykładowo są to: premie, nagrody jubileuszowe, inne dodatki, jak za pracę w warunkach szkodliwych, za znajomość języków obcych.

Dobierz system płacowy do profilu załogi

By dobrze zaplanować reguły opłacania personelu, musisz najpierw poznać jego profil zawodowy. Podziel go więc na grupy, a potem do każdej dopasuj system wynagradzania.

W doktrynie prawa pracy wyróżniamy kilka systemów wynagradzania, np. ryczałt miesięczny, godzinowy, prowizyjny czy akordowy. Firma może objąć zatrudnionych różnymi systemami, np. dział handlowy systemem prowizyjnym, administracyjny – ryczałtowym, a produkcyjny akordowym lub godzinowym. Zwykle przedsiębiorcy tak robią.

a) System ryczałtowy polega na tym, że pracownik otrzymuje stałą kwotę za pewien okres, najczęściej za miesiąc, niezależnie od rodzaju, ilości i jakości wykonywanych zadań. Wprowadzają go zwykle zakłady sfery budżetowej dla pracowników biurowych i administracyjnych. Metoda ta nie motywuje jednak do lepszej i wydajniejszej pracy.

b) W systemie prowizyjnym wysokość pensji zależy od sprzedanych przez zatrudnionego (najczęściej przedstawiciela handlowego lub agenta ubezpieczeniowego) towarów, usług lub liczby kontraktów zawartych z klientami. W świetle wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 8 czerwca 1999 r. (III AUr 199/93) taką formę płac stosujemy do pracownika działającego w imieniu zakładu pracy, którego wynagrodzenie wynika z kwot pieniężnych. Na te ostatnie opiewają określone transakcje lub czynności, jakie wykonuje służbowo. Stawka jego wynagrodzenia nie odnosi się do konkretnych kwot – są one bowiem w chwili zawierania umowy nieznane, ale stanowi odpowiedni procent od obrotu lub od dochodu. Często przedsiębiorcy łączą ten system ze ścieżkami kariery zawodowej czy dostępem do szkoleń.

c) W systemie akordowym wysokość poborów determinuje liczba produktów, które pracownik wykonuje sam lub z kolegami w konkretnej jednostce czasu. Metodę tę stosują producenci, fabryki itd. System wynagrodzenia akordowego, w którym nie ustalono ilości produktów (wytworów, usług), które mają być wykonane w określonym czasie, jest wadliwy.jeżeli jednocześnie nie przewidziano w nim obowiązywania gwarancyjnej stawki akordowego wynagrodzenia godzinowego (wyrok Sądu Najwyższego z 12 czerwca 1997 r.; I PKN 204/97). Ponadto zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 4 września 1981 r. (V PZP 1/81) zmiana dniówkowej formy wynagradzania na akordową i odwrotnie wymaga w razie braku zgody pracownika wypowiedzenia zmieniającego.

d) Zadaniowy sposób wynagradzania polega na uzależnieniu poziomu poborów od wykonania określonych zadań. Wiąże się on z objęciem zatrudnionego zadaniowym systemem czasu pracy, co jest dozwolone – według art. 140 kodeksu pracy – w sytuacjach uzasadnionych rodzajem, organizacją bądź miejscem świadczenia pracy.

e) W ramach systemu mieszanego pracodawca łączy różne rodzaje wynagrodzeń, np. pensja zasadnicza określona ryczałtem kwotowym plus prowizja.

Więcej Rzeczpospolita.