Chorobę pracownika trzeba zewidencjonować w dokumentach ubezpieczeniowych…

Rzeczpospolita , autor: Michał Jakubowski , oprac.: GR

Maj 9, 2007

Wynagrodzenia i zasiłki należne zatrudnionemu za czas zwolnienia lekarskiego rozliczasz w raporcie za ten miesiąc, kiedy je wypłaciłeś.

Płatnik składek (np. pracodawca, zleceniodawca) musi przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych co miesiąc komplet dokumentów za angażowane osoby, a więc deklarację rozliczeniową oraz raporty miesięczne. Składki za osobę, która podlega ubezpieczeniom społecznym i jednocześnie zdrowotnemu, wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Za osobę, która jest objęta wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym, składki – w raporcie ZUS RZA. Dostarcza do ZUS również raport ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w ubezpieczeniach spowodowanych m.in. chorobą pracownika.

Co i kiedy wypełniać

Każda firma musi płacić pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby łącznie za 33 dni w roku kalendarzowym. Na raporcie ZUS RSA zaznacza wtedy: okres przerwy w opłacaniu składek z powodu takiej nieobecności oraz kwotę wypłaconego przez siebie wynagrodzenia chorobowego. Zasiłki oraz inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego uiszcza tylko przedsiębiorca zobowiązany do wypłacania tych należności załodze, a więc zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. W składanych za chorych pracobiorców raportach ZUS RSA wykazuje wówczas: kody świadczenia/przerwy, okres od… do…, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat oraz wypłaconą kwotę. Inni pracodawcy (czyli zgłaszający do ubezpieczenia najwyżej 20 osób) nie są płatnikami zasiłków. Ich pracownikom świadczenia te wypłaca ZUS. Ale nawet wtedy pracodawca musi złożyć za chorego raport ZUS RSA, podając odpowiedni kod świadczenia/przerwy oraz okres niezdolności do pracy. Nie wypełnia natomiast pól: liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat oraz kwota.

Rozliczenie za miesiąc wypłaty

Zarówno wynagrodzenie za czas choroby, jak i pozostałe świadczenia chorobowe wykazujemy w raporcie imiennym ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata. Okres, za który zostały one uiszczone, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy raport. Rozliczane zwolnienie lekarskie może zatem przypadać podczas miesięcy wcześniejszych albo najpóźniej w miesiącu, za który składamy dany raport. Nigdy nie może natomiast przypadać później; wówczas ujmujemy je w następnych raportach. Przykładowo: w raporcie ZUS RSA składanym za maj firma wykazuje wynagrodzenie chorobowe wypłacone najpóźniej za okres przypadający do 31 maja.

Przełom roku w dwóch pozycjach

Wypełniając w raporcie ZUS RSA pole okres choroby od… do…, nie możemy wykroczyć poza rok kalendarzowy, czyli wpisać np. zwolnienia lekarskiego opiewającego od 30 grudnia do 3 stycznia. W takiej sytuacji wypłacone pracownikowi w styczniu wynagrodzenie chorobowe za ten okres rozliczamy w dwóch pozycjach raportu: w jednej okres od 30 do 31 grudnia i kwotę należną za ten czas, a w drugiej – okres od 1 do 3 stycznia i kwotę za ten okres. Tak samo rozpisujemy wypłacane na przełomie roku zasiłki lub inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Jeśli choroba przypada na przełomie miesiąca, ale w trakcie roku, rozliczamy ją w jednym bloku raportu (patrz przykład 1). W polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat wpisujemy liczbę dni, za które świadczenie jest wypłacane. Z wyjątkiem jednak świadczenia rehabilitacyjnego; wpisujemy wtedy liczbę wypłat (czyli miesięcy, za które ono przysługuje).

Więcej Rzeczpospolita.