Pracownik złożył do pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu w formie papierowej. Dokument ten został zeskanowany i włączony do elektronicznych akt osobowych, ponieważ pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Czy w takiej sytuacji ma on obowiązek zachować również oryginał papierowy wniosku? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.
Jak odpowiada ekspertka współpracująca z DGP – zasadniczo, jeżeli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, to po zeskanowaniu papierowego dokumentu i jego odpowiednim włączeniu do systemu, wersja papierowa nie musi być dalej przechowywana. Warunkiem jest jednak prawidłowe prze- tworzenie dokumentu z formy papierowej na cyfrową.
Pracodawca lub osoba przez niego upoważniona powinni sporządzić cyfrową kopię wniosku, czyli odwzorowanie cyfrowe, które następnie zostaje opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Tylko tak przekształcony dokument może zostać skutecznie włączony do elektronicznej dokumentacji pracowniczej. W ten sposób zapewniona zostaje nie tylko formalna zgodność z przepisami, ale również przejrzystość, spójność i łatwy dostęp do dokumentów w ramach e-akt. Wersja papierowa dokumentu – po dokonaniu prawidłowego odwzorowania cyfrowego – powinna zostać przekazana pracownikowi. Sposób oraz termin jej przekazania powinny zostać ustalone pomiędzy stronami. Jeśli jednak pracownik nie odbierze oryginału lub nie ustalono zasad jego zwrotu, pracodawca ma prawo zniszczyć dokument w sposób trwały, uniemożliwiający jego późniejsze odtworzenie.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 29 maja 2025 r., autor: Anna Puszkarska, oprac.: GR