E-umowy mają uwolnić firmy od papierologii. Teraz się okazuje, że mogą też otworzyć drzwi do cyfrowego nadzoru. Każda podpisana w systemie umowa trafi do państwowych rejestrów, a inspekcja pracy uzyska dostęp do danych o zatrudnieniu w czasie rzeczywistym – czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej.
Podstawy prawne systemu e-umów obowiązują już od stycznia 2023 r. To właśnie wtedy państwo stworzyło ramy dla możliwości zawierania umów o pracę, zleceń i uaktywniających w formie cyfrowej. Choć w praktyce system jeszcze nie ruszył (ma zostać uruchomiony w styczniu 2026 r.), resort pracy przedstawił projekt nowelizacji ustawy, który poszerza katalog użytkowników. Po zmianach z systemu będą mogli korzystać wszyscy pracodawcy i przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości firmy – oraz rodzajów umów. W przyszłości obejmie ona także umowy szkoleniowe, o zakazie konkurencji, o współodpowiedzialności materialnej i wolontariat.
Do systemu będzie można wprowadzić umowy zawarte wcześniej poza nim, bez konieczności ich ponownego podpisywania. Co istotne, projektowane przepisy zakładają, że korzystanie z systemu jest – przynajmniej na razie – dobrowolne.
Pierwotna wersja projektu ustawy nie dawała Państwowej Inspekcji Pracy żadnych uprawnień kontrolnych w systemie e-umów. To właśnie PIP – podczas opiniowania projektu – zażądała ich wprowadzenia, argumentując, że bez bezpośredniego wglądu w dane z systemu nie będzie w stanie skutecznie wypełniać swojej ustawowej roli.
Główny inspektor pracy, Marcin Stanecki przypomniał, że „zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy to pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Z uwagi na możliwość prowadzenia i przechowywania w systemie dokumentacji pracowniczej kwestią niezwykle istotną z punktu widzenia Państwowej Inspekcji Pracy jest zapewnienie możliwości prowadzenia sprawnych i skutecznych kontroli w tym zakresie”.
Marcin Stanecki zwrócił też uwagę na to, że obecne przepisy (art. 23 ustawy o PIP) pozwalają żądać od pracodawcy akt osobowych i dokumentów związanych z zatrudnieniem, ale w przypadku dokumentacji cyfrowej przechowywanej w systemie e umów nie miałaby do nich bezpośredniego dostępu.
„Oczywiście inspektor pracy może zażądać od podmiotu kontrolowanego wykonania odpisów lub wyciągów z dokumentów, do których ma dostęp pracodawca, jednak bez bezpośredniego dostępu do dokumentów związanych ze stosunkiem pracy nie zawsze będzie możliwe ustalenie, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy” – stwierdził.
Na poparcie swojej tezy wskazał przykład praktyczny: „Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem systemu następuje z chwilą opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo zaufanym. Dopiero mając dostęp do tej informacji inspektor pracy będzie mógł ustalić, czy umowa została zawarta przed dopuszczeniem pracownika do pracy”.
Postulat inspekcji został uwzględniony, a jego efektem jest propozycja dodania do projektu ustawy nowego art. 11a.
Na jego mocy minister pracy będzie mógł – na wniosek PIP – udostępnić dane o umowach: imię, nazwisko i PESEL pracownika, dane pracodawcy (adres, NIP, KRS/CEIDG), rodzaj umowy, daty zawarcia i rozwiązania, warunki pracy i płacy z art. 29 par. 1 kodeksu pracy, a także cel zatrudnienia przy umowach na czas określony.
Udostępnianie danych ma odbywać się za pośrednictwem zabezpieczonych systemów teleinformatycznych PIP, które będą rejestrować, kto, kiedy i w jakim celu pobrał dane. Inspekcja ma też obowiązek usuwać dane po zakończeniu postępowania kontrolnego.
W praktyce oznacza to, że inspektor – nawet bez wejścia do firmy – będzie w stanie zweryfikować, czy pracownik został zatrudniony legalnie, na jakich warunkach i kiedy.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 15 października 2025 r., autor: Ewa Martyna, oprac.: GR