Od lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązkowy KSeF, ale co się stanie, jeśli przedsiębiorca, objęty tym obowiązkiem, wystawi fakturę w PDF? Nie ma odwrotu – wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP.
Według resortu nie można cofnąć skutków takiego działania. Z tym że na razie nie będzie za to sankcji. Będą od 2027 r. Dlatego – jak zaleca MF – należy wykorzystać okres przejściowy „na wypracowanie wewnętrznych procesów, które zabezpieczą podatnika przed niewywiązaniem się z obowiązku wystawienia faktury przy użyciu systemu”.
Co do skutków wystawienia faktury w pdf, zamiast przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zdania wśród doradców podatkowych są podzielone. Dlatego DGP zapytał o to Ministerstwo Finansów. Czy podatnik, który przez pomyłkę wystawi fakturę w formacie pdf, będzie musiał:
- anulować fakturę i „ponownie” ją wystawić – tym razem już w KSeF?
- wystawić korektę do zera faktury w pdf oraz nową – tym razem już w KSeF?
- „dosłać” fakturę do KSeF, czyli przygotować ją w XML z tymi samymi danymi, które są w fakturze w formacie pdf, i wysłać plik do KSeF?
- niczego nie korygować, po prostu wystawić fakturę za pomocą KSeF?
Żadne z tych rozwiązań nie jest poprawne – odpowiedziało ministerstwo. Wyjaśniło, że jeżeli sprzedawca wystawi fakturę z pominięciem KSeF, w postaci pliku pdf, i przekaże ją nabywcy, to nie będzie możliwe cofnięcie skutków takiego działania. Nie może jej anulować (rozwiązanie nr 1), jeżeli przekazana nabywcy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą oraz weszła do obrotu prawnego. Nie może jej skorygować (rozwiązanie nr 2), jeśli na takiej fakturze nie będzie żadnych pomyłek ani błędów.
„KSeF nie jest także systemem służącym do raportowania o wystawionych poza KSeF fakturach elektronicznych” – wyjaśniło MF, odnosząc się do zasugerowanego rozwiązania nr 3. Jedynym przypadkiem dosłania faktur do KSeF „następczo” , czyli po ich wystawieniu, jest tryb offline (offline24, offline-niedostępność KSeF oraz tryb awaryjny) – dodał resort.
Rozwiązaniem nr 4? Też – według MF – nie wchodzi w grę. „Wystawienie faktury z naruszeniem art. 106ga ust. 1 (tj. przy użyciu KSeF) jest zatem nieodwracalne i żadna z zaproponowanych w pytaniu opcji nie jest właściwa” – podsumował resort. Dodał, że od 2027 r. takie naruszenie przepisu może się skończyć dla podatnika nałożeniem na niego sankcji z art. 106ni ustawy o VAT.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 12 stycznia 2026 r., autor: Katarzyna Jędrzejewska, oprac.: GR