W którym momencie powstaje obowiązek podatkowy w VAT od usług informatycznych, jeżeli ich odbiór zależy od podpisania protokołu przez klienta? Wyjaśnił to Naczelny Sąd Administracyjny – czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej.

Sprawa dotyczyła spółki świadczącej usługi wdrażania i aktualizacji systemów informatycznych. Projekty realizowała etapami, a każdy etap był odbierany przez klienta poprzez podpisanie protokołu odbioru. Dopiero na tej podstawie spółka wystawiała fakturę i otrzymywała wynagrodzenie.

Spółka była przekonana, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie podpisania protokołu odbioru przez klienta, bo dopiero wtedy – jak tłumaczyła – usługa jest uznana za wykonaną, a wynagrodzenie staje się należne. Wcześniej klient może jeszcze zgłaszać poprawki, do których spółka musi się odnieść.

Innego zdania był dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Uznał, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą faktycznego wykonania usługi, czyli w momencie zakończenia prac i zgłoszenia ich klientowi do odbioru. Podpisanie protokołu odbioru ma jedynie charakter formalny, a ewentualne poprawki zgłaszane przez klienta nie wpływają na moment powstania obowiązku podatkowego – stwierdził organ.

Sądy zgodziły się ze spółką, że kluczowe znaczenie ma moment odbioru usługi, a więc podpisanie protokołu przez klienta. Jak podkreślił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (sygn. akt III SA/Wa 2823/22), procedura odbioru nie ma charakteru czysto technicznego. Klient weryfikuje bowiem, czy usługa została wykonana zgodnie z umową. Może też zgłaszać zastrzeżenia, a spółka musi się do nich ustosunkować. Skoro więc spółka może wystawić fakturę dopiero po odbiorze prac przez klienta i skoro obie strony umowy zgodnie traktują ten odbiór jako integralną część wykonania usługi, to (w tym sensie) nie jest możliwe określenie wynagrodzenia przed odbiorem (przed podpisaniem protokołu odbioru) – orzekł sąd I instancji.

Tego samego zdania był NSA (wyrok z 31 marca 2026 r., sygn. akt I FSK 1353/23). – Bez odbioru usługi spółka nie może skutecznie domagać się wynagrodzenia. To oznacza, że dopiero podpisanie protokołu odbioru przesądza o wykonaniu usługi i powstaniu obowiązku podatkowego – uzasadnił sędzia Marek Olejnik.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 8 kwietnia 2026 r., autor: Izabela Tomaszewska-Gałuszka, oprac.: GR