Zaświadczenia A1 będą wydawane szybciej i bez udziału urzędnika. Planowane zmiany przewidują wprowadzenie zautomatyzowanych rozstrzygnięć, które mają skrócić czas oczekiwania na dokument nawet przy setkach tysięcy wniosków rocznie – donosi Dziennik Gazeta Prawna.
Rozwiązania te znalazły się w projekcie ustawy o zmianie ustawy o przenoszeniu praw emerytalnych urzędników Wspólnot Europejskich oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (UD373), który właśnie trafił do konsultacji publicznych i opiniowania.
Zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający, w którym kraju dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym. Dokument ten ma szczególne znaczenie w warunkach swobodnego przepływu pracowników w Unii Europejskiej. Bez niego zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zostać zobowiązani do opłacania składek za granicą, nierzadko wyższych niż w Polsce.
Choć wnioski o A1 od lat składane są elektronicznie przez PUE ZUS (eZUS), sam proces ich rozpatrywania wciąż w dużej mierze opiera się na pracy urzędników. Każdy wniosek musi zostać indywidualnie zweryfikowany pod kątem spełnienia warunków wynikających z przepisów unijnych o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
W praktyce proces jest czasochłonny, a system ma ograniczoną przepustowość – szczególnie widoczną w branżach takich jak transport międzynarodowy, gdzie liczba wniosków sięga setek tysięcy rocznie. Projektowane przepisy mają zlikwidować to wąskie gardło poprzez wprowadzenie możliwości pełnej automatyzacji – od momentu wpływu wniosku aż po wydanie dokumentu.
Kluczową zmianą jest stworzenie podstawy prawnej do podejmowania rozstrzygnięć w sposób wyłącznie zautomatyzowany. System informatyczny – na podstawie danych zawartych we wniosku oraz dostępnych rejestrach – będzie sam oceniał, czy spełnione są warunki do wydania zaświadczenia A1. Sprawy bardziej skomplikowane, które nie wpiszą się w zdefiniowane kryteria, nadal będą kierowane do urzędników. Warunkiem automatycznego przetwarzania danych będzie zapewnienie osobie, której dotyczy dane rozstrzygnięcie, prawa do wyjaśnień, interwencji człowieka, przedstawienia stanowiska oraz zakwestionowania decyzji w ciągu miesiąca od jej doręczenia. Podobne rozwiązania funkcjonują już w innych krajach UE – np. w Belgii, gdzie procesy w tym obszarze są w dużej mierze zautomatyzowane.
Projekt przewiduje także, że zaświadczenia A1 oraz towarzyszące im decyzje będą mogły być wystawiane jako dokumenty elektroniczne zawierające jedynie imię, nazwisko i stanowisko osoby upoważnionej – bez konieczności opatrzenia ich podpisem elektronicznym.
W przypadku złożenia wniosku o zaświadczenie A1 w postaci papierowej – co jest możliwe w szczególnie uzasadnionych przypadkach – dokument poświadczający ZUS wyda w formie elektronicznej, a dokument zostanie doręczony wnioskodawcy w formie wydruku z systemu teleinformatycznego Zakładu.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 11 maja 2026 r., autor: Ewa Martyna, oprac.: GR