Rozliczenie roku obrotowego jest procesem długotrwałym, a pierwsze czynności w tym zakresie można rozpocząć już trzy miesiące przed zakończeniem tego okresu sprawozdawczego – czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej.

Pierwszym z etapów rozliczenia roku obrotowego jest przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich składników majątku. Czynności w większości podmiotów już trwają. Wynika to z faktu, że wykonywane są na dzień bilansowy, a termin ten uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Dotyczy to składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Podmioty, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mają czas do 31 marca 2012 r. na sporządzenie sprawozdania finansowego. Wcześniej jednak trzeba rozliczyć inwentaryzację i sporządzić zestawienie obrotów i sald. Przepisy nakazują zakończyć inwentaryzację do 15 stycznia, jednak nie określają czasu, w którym powinno się jej wyniki rozliczyć. Prace w tym zakresie należy więc zakończyć w takim terminie, aby możliwe było sporządzenie zestawienia obrotów i sald. Według art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości na wykonanie tej czynności spółki mają czas do 85. dnia po dniu bilansowym. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem jest 25 marca 2012 r.
Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald księgi głównej jest elementem tworzącym księgi rachunkowe. Powinno więc:

– być trwale oznaczone nazwą pełną lub skróconą jednostki, której dotyczą , nazwa musi figurować na każdej księdze wiązanej, każdej luźnej karcie kontowej także wówczas, jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera;

– zawierać nazwę księgi rachunkowej, np. zestawienie obrotów i sald księgi głównej;

– zawierać nazwę programu programu finansowo-księgowego;

– być oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną. Dzięki niemu można wychwycić niektóre błędy księgowe, np. zaksięgowanie przez pomyłkę zdarzenia na dwóch kontach po tych samych stronach czy też wpisanie niewłaściwych kwot.

Przy sporządzaniu sprawozdań finansowych warto pamiętać, że niektóre podmioty mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe. Tę kwestię reguluje art. 50 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku go poprzedzającym, nie osiągnęła dwóch z określonych przez ustawodawcę wielkości, może sporządzić sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej. W przepisie wymieniono trzy wielkości:

– średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,

– suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2 mln euro,

– przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4 mln euro.

Takie podmioty mogą przedstawić tylko te dane, które we wzorze sprawozdania, stanowiącego załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości, oznaczone są literami i cyframi rzymskimi. Można też pominąć informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego, w przypadku gdy nie wystąpiły one w jednostce zarówno w roku obrotowym, za który sporządzane jest sprawozdanie, jak i za rok go poprzedzający. W formie uproszczonej można też sporządzić informację dodatkową.

Tak jak to wspomniano, sprawozdanie finansowe sporządza się do 31 marca. Składa się ono z bilansu, rachunku zysków i strat i informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jeżeli jednak podmiot podlega badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdanie musi zostać rozszerzone o zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Do rocznego sprawozdania dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości lub odrębnych przepisów.

Przepisy prawa bilansowego wymagają również, aby w sprawozdaniach wykazywać dane za dwa okresy sprawozdawcze. W przypadku raportów za 2011 rok trzeba będzie wykazać informacje za 2011 i 2010 rok.
Dotyczy to bilansu, rachunku wyników, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz not objaśniających.

W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.
Oznacza to, że dane sprawozdawcze stanowi stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący rok
obrotowy, tj. 31 grudnia 2011 r., a dane porównawcze – stan aktywów i pasywów na dzień kończący poprzedni rok obrotowy, tj. 31 grudnia 2010 r.

Z kolei w rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Zatem ujmuje się je odpowiednio za 2011 i 2010 rok.

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym obejmuje informacje o zmianach poszczególnych składników kapitału (funduszu) własnego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Dane sprawozdawcze obejmują stan na 31 grudnia 2010 r., zmiany, jakie nastąpiły w 2011 roku, i stan na 31 grudnia 2011 r., a dane porównawcze obejmują stan na 31 grudnia 2009 r., zmiany, jakie nastąpiły w 2010 r., i stan na 31 grudnia 2010 r.
Natomiast w rachunku przepływów pieniężnych tworzonym za 2011 rok – wykazuje się dane za 2011 rok i 2010 rok obrotowy.

Kolejne informacje muszą dotyczyć zdarzeń, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, ale nie zostały uwzględnione w sprawozdaniu finansowym. W informacji dodatkowej należy wykazać dokonane w roku obrotowym zmiany zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny oraz zmian sposobu sporządzania sprawozdania finansowego, jeżeli wywierają one istotny wpływ na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki.

W części sprawozdania finansowego dotyczącego dodatkowych informacji i objaśnień należy wykazać dane o wynagrodzeniu biegłego rewidenta lub podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, wypłacone lub należne za rok obrotowy.

Należy pamiętać, że w terminie sporządzenia sprawozdania trzeba również zamknąć księgi rachunkowe.
Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości należy to uczynić nie później niż trzy miesiące od dnia bilansowego. Po tej dacie można jeszcze np. przeprowadzać badanie sprawozdania finansowego. W ich trakcie biegły rewident może jeszcze zgłaszać swoje uwagi. Ponieważ sprawozdanie nie jest jeszcze zatwierdzone, a księgi nie są ostatecznie zamknięte, można nanieść korekty w ewidencji księgowej. Dotyczy to również tzw. zdarzeń po dniu bilansowym. Księgi należy więc ostatecznie zamknąć 15 dni od zatwierdzenia sporządzonego za ten okres sprawozdania finansowego. Taki termin wyznacza art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na zatwierdzenie raportu będzie 30 czerwca 2012 r. Oznacza to, że ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać do 15 lipca 2012 r. Czynność ta polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe jednostki. Warto pamiętać, że stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia powinny być ujęte w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy.

Sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez odpowiedni organ np. zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Taki obowiązek nakłada art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest jedną z ostatnich czynności przy rozliczeniu roku obrotowego.
Na wykonanie tego obowiązku podmioty zgodnie z ustawą o rachunkowości mają 6 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. W przypadku więc, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na dokonanie tej czynności jest 30 czerwca 2012 r. Od tego dnia pozostanie 15 dni na złożenie stosownych dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Niektóre roczne sprawozdania finansowe podlegają również ogłoszeniu w Monitorze Polskim B lub Monitorze Spółdzielczym w przypadku spółdzielni. Termin spełnienia tego obowiązku jest taki sam jak w przypadku złożenia dokumentów do sądu rejestrowego, tj. 15 dni od zatwierdzenia. Obowiązek ten dotyczy jednak tylko jednostek, których roczne sprawozdania finansowe podlegają obligatoryjnemu badaniu zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Należy pamiętać, że ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorstw (Dz.U. nr 232, poz. 1378) przewiduje zmianę ustawy o rachunkowości w zakresie publikacji sprawozdań. Zmiana wejdzie w życie 1 stycznia 2013 r., więc będzie miała zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych za 2012 rok. W związku z tym zniesiony zostanie obowiązek ogłaszania sprawozdań finansowych w Monitorze Polski B dla większości podmiotów.

Zwolnienie z publikacji sprawozdań nie dotyczy podmiotów nieskładających rocznych sprawozdań finansowych w rejestrze sądowym, a więc np. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą czy spółek cywilnych sporządzających sprawozdania finansowe podlegające obowiązkowemu badaniu.
Sprawozdania finansowe tych osób będą podlegały obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Ważnym obowiązkiem jest również złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe należy je dołączyć do zeznania podatkowego. Natomiast zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym składa się w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Wynika to z art. 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z kolei w przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych sprawozdanie finansowe należy złożyć do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wynika to z art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 7 listopada 2011 r.