Koszty rozliczasz w momencie wystawienia dowodu księgowego.
Ministerstwo Finansów potwierdza, że u przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów I rozchodów dniem poniesienia kosztu jest moment wystawienia dowodu księgowego.
O tym, kiedy księgujemy wydatek, nie decyduje więc faktyczna zapłata. To konkluzja pisma Ministerstwa Finansów z 27 kwietnia 2007 r. (MB8/379/2007), będącego odpowiedzią na pytanie naszej redakcji. Wydaje się jednak, że w pewnych sytuacjach to właśnie dowód zapłaty będzie jedynym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku.
Nie zawsze mamy fakturę
Ministerstwo potwierdziło swoje wcześniejsze stanowisko, które opisywaliśmy w DF z 8 lutego oraz 8 i 29 marca br. Dlaczego jeszcze raz zapytaliśmy o moment księgowania kosztów Ponieważ jest wiele wydatków, których rozliczenie budzi wątpliwości czytelników. Poprosiliśmy więc o wyjaśnienie, kiedy zaksięgować:
opłaty za mieszkanie w części przeznaczonej na działalność dokonywane na podstawie zestawienia kosztów przygotowanego na początku roku przez spółdzielnię (dewelopera), obowiązkowe składki na samorząd zawodowy,
podatek od firmowej nieruchomości.
W tych przypadkach nie dostajemy faktury ani rachunku, czy więc nie trzeba księgować wydatku dopiero wtedy, kiedy mamy potwierdzenie zapłaty.
Zapłata nie decyduje
Dnia poniesienia kosztu nie należy utożsamiać z dniem faktycznej zapłaty – podkreśliło Ministerstwo Finansów. Oczywiście poza wydatkami na wynagrodzenia, składki ZUS, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Tutaj przepisy wyraźnie przewiduj ą kasową metodę ujmowania kosztów. W innych przypadkach zastosowanie ma art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), który mówi, że dzień poniesienia kosztu u przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Jak czytamy w odpowiedzi ministerstwa: Dzień faktycznej zapłaty lub dzień upływu terminu zapłaty nie jest okolicznością decydującą o ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków dotyczących podatku od firmowej nieruchomości, opłat za mieszkanie w części przeznaczonej na działalność czy też obowiązkowych składek na samorząd zawodowy.
Wydatki z tych tytułów, udokumentowane w sposób określony w § 12 – 14 i § 16 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stanowią koszty uzyskania przychodów w dniu ich poniesienia".
Co jest podstawą księgowania
Co więc decyduje o tym, czy możemy zaksięgować koszt W przypadku wydatków na firmową część mieszkania przygotowujemy dowód wewnętrzny, w którym określamy, jaka część opłat przypada na powierzchnię przeznaczoną na działalność. Z pisma Ministerstwa Finansów wynika, że do zaksięgowania kosztu wystarczy właśnie
sporządzenie takiego dokumentu. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zezwala jednak na dokumentowanie dowodami wewnętrznymi tylko niektórych rodzajów kosztów. Ta możliwość nie dotyczy np. składek na samorząd zawodowy. Wydaje się więc, że dokumentem stanowiącym podstawę księgowania, o którym mowa w art. 22 ust. 6b updof będzie tutaj właśnie dowód zapłaty. Taki wniosek można wyciągnąć z § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten zalicza do dowodów księgowych także dowody opłat pocztowych i bankowych oraz inne dokumenty zawierające podstawowe dane dotyczące wydatku (takie jak określenie wystawcy, datę, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość, podpis, numer).
Więcej Rzeczpospolita.