Pracownik, który własnym autem jedzie w delegację i oprócz kwot z ewidencji przebiegu pojazdu otrzyma zwrot opłat za autostrady nie zapłaci podatku. Kosztem pracodawcy będzie jednak tylko kilometrówka – informuje Rzeczpospolita.

Pracownicy spółki z o.o. odbywają podróże służbowe własnymi samochodami. Czy zwrot poniesionych wydatków za przejazdy autostradami i opłat parkingowych jest dla nich przychodem, od którego należy naliczyć zaliczki na PIT oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Czy zwrot ten jest kosztem podatkowym pracodawcy – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.

Z § 8a ust 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że rozliczenie kosztów podróży pracownika następuje na podstawie dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia za przejazd w trakcie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w kwocie wynikającej z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 o transporcie drogowym.

Z przepisów prawa pracy wynika więc, że pracownikowi przysługuje nie tylko kwota wynikająca z tzw. kilometrówki, ale również zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracodawca często jest zatem zobowiązany zwrócić pracownikom poniesione przez nich i udokumentowane opłaty za parkingi i przejazdy autostradami. Zwrot ten będzie zwolniony z PIT. Potwierdza to Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacjach z 6 maja 2011.

Od kwot tych nie pobiera się również składek ZUS. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zwrot wydatków za opłaty parkingowe i przejazdy autostradami w trakcie podróży służbowej jako należność pracownika z tytułu tej podróży nie jest zatem zaliczany do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i emerytalne. Nie pobiera się od niego również składek na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z art. 81 ust 1 z 27 sierpnia 2004 o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgodnie z nim do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Firmy muszą jednak pamiętać, że wydatki na opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami mogą być zaliczane do ich kosztów uzyskania przychodu tylko w ramach limitu wynikającego z tzw. kilometrówki. W ten sposób organy podatkowe rozumieją art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT .

Więcej w Rzeczpospolitej z 24 listopada 2011 r.