Kiedy przedsiębiorca może legalnie przetwarzać informacje

Rzeczpospolita (2012-01-31), autor: Michał Kołtuniak , oprac.: GR

sty 31, 2012

Przepisy nakładają na administratora obowiązki, do których spełnienia niezbędne jest pozyskanie danych osoby fizycznej bez konieczności uzyskania jej zgody – czytamy w Rzeczpospolitej.

Wydaje mi się, że moja zgoda na udostępnienie danych o sobie powinna być podstawę do ich legalnego gromadzenia. Jednak jak wynika z ustawy o ochronie danych osobowych istnieją inne warunki, po spełnieniu których firma lub instytucja publiczna może dane przetwarzać także bez takiej zgody. Jakie w praktyce mogę być przykłady na zastosowanie jednej z nich, tj. tej, która mówi o tym, że takie przetwarzanie jest prawidłowe, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Kto i w jakich okolicznościach może się na nią powoływać – pyta czytelnik „Rz”.

Rzeczywiście ustawa o ochronie danych osobowych wymienia kilka przesłanek, które legalizują proces przetwarzania danych osobowych. Jedna z przesłanek mówi o tym, że przetwarzanie danych jest możliwe, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Bardzo trudno byłoby jednak odpowiedzieć na pytanie, kto i w jakich okolicznościach może się na nią powoływać. Takich sytuacji będzie po prostu bardzo dużo.

Istota tego uprawnienia sprowadza się do zapewnienia legalności przetwarzania danych wówczas, gdy takie procesy są konieczne dla zapewnienia zgodności ze zobowiązaniami prawnymi, którym podlega administrator.
Zatem przesłanka ta dotyczy sytuacji, w których dane osobowe są przetwarzane na podstawie uprawnienia wskazanego w innych przepisach lub w celu wykonania obowiązku narzuconego przez takie przepisy.

Oczywiście dla lepszego wyjaśnienia mechanizmu działania tej przesłanki można podać kilka przykładów.
Takim, który może dotyczyć niemal każdej osoby jest obowiązek meldunkowy. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych osoba, która przybywa np. do domu wczasowego lub pensjonatu, jest obowiązana zameldować się na pobyt czasowy. Jeżeli więc chcemy skorzystać z usług oferowanych przez hotel niezbędne jest podanie podstawowych danych osobowych. Do ich przetwarzania nie będzie potrzebna dodatkowa zgoda. Właściciel hotelu musi je pozyskać, inaczej sam nie będzie mógł wypełnić ciążących na nim obowiązków.

Warto podkreślić, że nie wszystkie informacje o osobach mogą być jednak gromadzone i przetwarzane na podstawie omawianej przesłanki. Ustawa o ochronie danych osobowych wyróżnia bowiem tzw. dane wrażliwe np. poglądy polityczne, przekonania religijne, jak również dane o stanie zdrowia. Aby można było je przetwarzać muszą zostać spełnione dodatkowe warunki. W przeciwnym razie przetwarzanie jest zakazane.

Więcej w Rzeczpospolitej z 31 stycznia 2012 r.