Otrzymaliśmy informację z ZUS, że jeden z naszych byłych pracowników ma nadpłatę składek za grudzień 2010 r. Czy mamy się jakoś rozliczyć z tą osobą, skoro już u nas nie pracuje? – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.

Co do zasady, nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Gdy je otrzyma, powinien oddać część należności ubezpieczonemu.

Trzeba jednak pamiętać, że płatnik nie może dochodzić zwrotu nadpłaconych składek, jeżeli od daty ich opłacenia upłynęło pięć lat. No chyba, że to ZUS poinformował o nadpłacie. Wtedy płatnik ma na to pięć lat od dnia otrzymania takiego zawiadomienia.

Aby uzyskać zwrot nadpłaty z ZUS, trzeba się o niego zwrócić na piśmie. Płatnik nie ma co liczyć na ten zwrot, jeśli zalega ze składkami. Wówczas nadpłatę ZUS zarachuje na poczet wyrównania zaległości składkowych. Nie oznacza to jednak bynajmniej, że płatnik nie musi zwrócić ubezpieczonemu składek nienależnie potrąconych z jego wynagrodzenia. Musi wówczas ustalić kwotę przekroczenia finansowaną ze środków pracownika i mu ją oddać. Nawet jeśli stron nie wiąże już pracownicza więź.

Jeśli płatnik reguluje zobowiązania względem ZUS na bieżąco, występując o zwrot nadpłaty ma pewność, że ją otrzyma. I to w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku do ZUS. Musi jednak pamiętać, że z wnioskiem o zwrot trzeba wystąpić w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania zawiadomienia z ZUS oraz, że kwota zwrotu musi przewyższyć 5 proc. najniższego wynagrodzenia.

Ustawa o sus reguluje jedynie tryb postępowania, jaki powinien mieć miejsce w relacjach ZUS – płatnik składek. Nie wyznacza natomiast ram postępowania w relacji płatnik – ubezpieczony. Nie oznacza to, że pracownik nie może się domagać od pracodawcy czy zleceniodawcy zwrotu nadpłaconych składek. Ani tego, że szef nie ma obowiązku ich zwrotu. W sytuacji, gdy część zwrotu nadpłaconych składek należy się ubezpieczonemu, mamy bowiem do czynienia z problematyką roszczeniową z zakresu prawa pracy (gdy sprawa dotyczy pracownika lub byłego pracownika) albo prawa cywilnego (gdy praca jest lub była wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. zlecenia).

Więcej w Rzeczpospolitej z 14 marca 2012 r.