Mimo że fiskus ostrzy sobie apetyt na wspólne wyjazdy, zabawy czy zajęcia w plenerze, cieszą się one niegasnącą sympatią pracodawców. Scalają załogę, a przy okazji można załatwić sprawy służbowe – czytamy w Rzeczpospolitej.

Firmy chętnie organizują imprezy integracyjne, a najczęściej spotkania o charakterze służbowo-biznesowym.
Wiadomo, że przyjęcia takie generują wysokie koszty. Można je jednak przyszykować tak, aby maksymalnie zaoszczędzić. Przedstawiamy, jak to zrobić, a przede wszystkim jak uniknąć różnych związanych z tym niespodzianek.

Przede wszystkim nie wolno wyznaczyć spotkania integracyjnego w weekend i nakazać zatrudnionym udziału w nim pod groźbą wyciągnięcia konsekwencji służbowych. To najczęściej popełniany błąd pracodawców.
Dodatkowo jest to niezgodne z przepisami, ponieważ nie możemy decydować o czasie wolnym pracownika, chyba że w sytuacjach przewidzianych przez prawo pracy. Najlepiej zatem przygotować spotkanie integracyjne w czasie pracy, a jeśli już poza nim to na zasadzie dobrowolnego udziału.

Gdy zakład zobowiązuje pracowników do udziału w wyjeździe, dając takie polecenie, to ich pobyt na imprezie należy wliczyć do czasu pracy i odpowiednio zrekompensować. Najczęściej więc obecność zatrudnionego należy potraktować jako nadgodziny i w konsekwencji zapłacić dodatkowe wynagrodzenie z dodatkiem. Jednak w zamian za wyjazd integracyjny, odbywający się w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przysługuje inny dzień wolny od zadań udzielany do końca okresu rozliczeniowego. Dodatkowo w takiej sytuacji pracownik często będzie w podróży służbowej z prawem do zwrotu kosztów i ewentualnych diet.

W kwestii finansowania spotkanie czy wyjazd załogi wolno zorganizować za środki z zakładowej puli świadczeń socjalnych i dodatkowo nie trzeba stosować kryterium dochodu. To znacznie potani przedsięwzięcie, choć oczywiście nie każdy taki projekt można sponsorować z tego źródła.
Ograniczeniem są rygorystyczne cele sprecyzowane w ustawie z 4 marca 1994 r. o zfśs, na jakie wolno spożytkować te zasoby. Mogą być one przeznaczone m.in. na działalnością socjalną czyli usługi organizowane na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej.

Aby więc pokryć koszt imprezy integracyjnej z zfśs, trzeba ją połączyć z którąś z wymienionych postaci wypoczynku, działalności kulturalnej czy sportu i rekreacji. W grę może zatem wchodzić np. wyjazd na zwiedzanie, wycieczka rowerowa, spływ kajakowy czy zawody sportowe. Ze środków funduszu socjalnego nie można natomiast sfinansować spotkania zorganizowanego w siedzibie firmy z okazji np. 10-lecia jej istnienia czy przyjęcia wielkanocnego lub bożonarodzeniowego.

Gdy spotkanie integracyjne sfinansujemy ze środków obrotowych firmy, lepiej od tego nieodpłatnego świadczenia uregulować ubezpieczenia i zaliczkę. Po abonamentach medycznych imprezy jednoczące personel to kolejne bonusy dla personelu, na które czyhają organy podatkowe. Ich zdaniem imprezy integracyjne opłacone ryczałtem przez zakład to nieodpłatne świadczenie dla podwładnego stanowiące przychód ze stosunku pracy. Nie ma przy tym znaczenia, jaki stopień konsumpcji czy rozrywki przypada na poszczególnego pracownika. Dlatego zbiorczą cenę usługi szef powinien podzielić między wszystkich zaproszonych zatrudnionych, bądź tylko między tych, którzy zgłosili chęć udziału w spotkaniu, pod warunkiem że takie deklaracje zostały odebrane od podwładnych, a koszt jednostkowy można przyporządkować jedynie faktycznie uczestniczącym w spotkaniu.

Spotkanie integracyjne, które pracodawca pokrył z zfśs, w całości jest wolne od składek społecznych i zdrowotnej. Uznając, że należy od niego odprowadzić podatek dochodowy, jego wartość jest zwolniona od tej daniny do 380 zł rocznie na jednego podwładnego.

Większości imprez dla załogi nie można jednak sfinansować z zfśs. W takim razie wartość nieodpłatnego świadczenia przypadająca na jednego pracownika podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Koszt jednostkowy należy wówczas dodać do innych przychodów zatrudnionego wypłaconych lub postawionych mu do dyspozycji w danym miesiącu, a od sumy pobrać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy.

Jeśli oprócz pracowników i osób im towarzyszących w spotkaniu uczestniczyli klienci firmy, istnieje ryzyko kwalifikacji przez organy podatkowe „osobowydatków” przypadających na kontrahentów do tzw. kosztów reprezentacji. A tych nie można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Z ostrożności należy wówczas pulę jednostkowych kosztów udziału klientów firmy w imprezie wykluczyć z kosztów uzyskania przychodu.

Więcej w Rzeczpospolitej z 3 kwietnia 2012 r.