Jeśli podwładny w czasie wykonywania przypisanych mu zadań korzysta z własnego auta, motocykla lub motoroweru, szef może, choć zwykle nie musi, zrekompensować mu ponoszone wydatki – informuje Rzeczpospolita.

Decydując się na zwrot wydatków przeznaczonych na lokalne jazdy odbywane w celach służbowych samochodami nienależącymi do firmy, pracodawcy powinni zawrzeć z pracownikiem dodatkową umowę. Sprecyzuje ona reguły korzystania z aut lub jednośladów przy realizacji obowiązków pracowniczych i dokonywanego zwrotu kosztów przy tym powstających. Przepisy nie wymagają, aby tę umowę sporządzić na piśmie, ale lepiej tak zrobić ze względów dowodowych.

Kwoty stawiane do dyspozycji zatrudnionym osobom, w tym zleceniobiorcom, jako zwrot kosztów używania przez nich pojazdów prywatnych na potrzeby firmy stanowią przysporzenie majątkowe. Podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Bez znaczenia jest tu wysokość kwot zwracanych przez zakład. Aby uniknąć naliczania zaliczki podatkowej, jedynym sposobem, ale możliwym tylko do zastosowania wobec pracowników jest: przyznawanie podwładnym prawa do zwrotu tych kosztów na podstawie odrębnych ustaw (chodzi o np. listonoszy lub pracowników socjalnych) oraz kalkulowanie zwrotu według limitów i stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu z rozporządzenia ministra infrastruktury.

Refundacje wydatków poniesionych przy wykorzystywaniu środków transportu nienależących do podmiotu zatrudniającego nie podlegają natomiast oskładkowaniu. Zwolnienie składkowe stosuje się pod warunkiem obliczania zwrotu przy użyciu reguł, limitów i stawek określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury, do pracowników i zleceniobiorców, zarówno do miesięcznego ryczałtu pieniężnego, jak i kilometrówki.

Warto wiedzieć, że nie ma podstaw prawnych, aby twierdzić, że zatrudnionej osobie można zwracać kwoty wydane na służbową eksploatację auta tylko wtedy, gdy jest jego właścicielem. Podwładny ma prawo korzystać zarówno z auta albo jednośladu, będącego jego własnością, jak i ze środka transportu pożyczonego np. od rodziny lub znajomego.

Jeden z najbardziej rozpowszechnionych sposobów rekompensowania podwładnym wydatków polega na stosowaniu tzw. kilometrówki. Z jej zapisów musi wynikać m.in., jak długie odcinki pracownik pokonywał w służbowych jazdach lokalnych, w jakim celu i kiedy. Podstawowe elementy ewidencji wymienia art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki na jazdy lokalne wolno także pracownikowi zrekompensować ryczałtem obliczanym jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu pojazdu i umówionego, miesięcznego limitu kilometrów. Maksymalne limity kilometrów, w myśl rozporządzenia ministra infrastruktury, zależą od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, a także od rodzaju służb, dla których podwładny pracuje.
Ryczałtowa forma zwracania wydatków dotyczących pojazdów, którymi załatwiane są firmowe sprawy, nie oznacza, że w każdym miesiącu do kieszeni podwładnego trafi taka sama kwota. Ryczałt pomniejsza się o 1/22 za każdy dzień, w czasie którego pojazd nie był używany służbowo oraz za każdy dzień nieobecności w miejscu pracy. Przy obniżaniu ryczałtu bierzemy pod uwagę wyłącznie dni robocze, czyli takie, które są dla zatrudnionego pracujące zgodnie z obowiązującym go w firmie rozkładem czasu pracy lub grafikiem.

Reguły zwrotu kosztów podróży w delegacji prywatnym pojazdem podwładnego kształtują rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami.
Przejechane przez podwładnego należącym do niego pojazdem odcinki w delegacji rozliczane są kilometrówka. Nie ma mowy o ryczałtowym obliczaniu kilometrów pokonanych w podróżach służbowych. Jednak przyznanie ryczałtu za jazdy lokalne nie zwalnia zakładu z konieczności osobnego rozliczania kosztów kursów zamiejscowych.

Więcej w Rzeczpospolitej z 13 kwietnia 2012 r.