Otrzymanie kaucji gwarancyjnej i jej zatrzymanie nie podlega VAT i nie wymaga udokumentowania za pomocą faktury – czytamy w Rzeczpospolitej.

Prowadzę pracownię krawiecką, która zajmuje się projektowaniem i szyciem sukni ślubnych i wizytowych.
Pobieram od klientów kaucje pieniężne, które zabezpieczają zapłatę całości lub części należności z tytułu zamawianych towarów. Gdy zamówiony wyrób nie zostanie odebrany przez klienta w terminie trzech miesięcy, kaucja przepada i jest wtedy traktowana jako odszkodowanie, które nie podlega VAT. Czy taki sposób rozliczenia pobranych kaucji jest prawidłowy – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.

Co do zasady kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków umowy. Nie jest to otrzymanie części należności, a zatem nie można uznać jej ani za zaliczkę, ani za zadatek, ani tym bardziej za przedpłatę lub ratę. Kaucja otrzymana przez przedsiębiorcę, zabezpieczająca wykonanie umowy, nie jest więc obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ustawy o VAT i nie podlega opodatkowaniu. Nie można zatem udokumentować jej fakturą. Nie ewidencjonuje się też jej za pomocą kasy fiskalnej. Nie należy jej wykazywać w ewidencji VAT, ani sporządzanej na jej podstawie deklaracji. Niemniej w określonych umową przypadkach przedsiębiorca może zatrzymać kaucję. Wówczas pełni ona funkcję kary umownej, odszkodowania, zaś kary umowne i odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu. Tak też uznała Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 28 grudnia 2011 r.

Gdy kaucja, w wyniku postanowień stron umowy, zostanie zaliczona na poczet ceny z tytułu dostawy towaru, będzie w istocie częścią ceny, a więc obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 2 ustawy o VAT. Zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Więcej w Rzeczpospolitej z 26 kwietnia 2012 r.