Gdy pracownik musi przesunąć swój wypoczynek z uwagi na potrzeby szefa, ma prawo do zwrotu tych wydatków, które poczynił w bezpośrednim związku z planowanym wolnym, jeśli nie może ich odzyskać – czytamy w Rzeczpospolitej.

Decyzja o wezwaniu pracownika z urlopu do pracy bądź zmiana jego planów wypoczynkowych może okazać się kosztowna. Firma musi mu bowiem oddać wydatki bezpośrednio związane z przerwaniem lub odwołaniem z wakacji. Dla celów właściwego oszacowania wysokości zwrotu potrzebne są faktury dokumentujące poniesione przez podwładnego nakłady. W razie ich braku część ekspertów dopuszcza możliwość zastosowania reguł obowiązujących przy liczeniu należności wypłacanych za podróże służbowe.

Celowe i nieuzasadnione niezastosowanie się podwładnego do nakazu wcześniejszego powrotu do pracy może ponadto skutkować oprócz kar porządkowych, rozwiązaniem umowy o pracę za wypowiedzeniem, a nawet w trybie natychmiastowym. Przy czym każdorazowo trzeba dokonać analizy konkretnego przypadku, oceniając stopień zawinienia pracownika i konsekwencje, jakie pociągnęło za sobą zignorowanie polecenia szefostwa.

Pracownik ma prawo domagać się oddania mu jedynie tych wydatków, które w sposób bezpośredni powiązane są z faktem przerwania urlopu. Nie powinien więc liczyć na odzyskanie wszystkich wydatkowanych kwot. Rekompensata takich kosztów może obejmować również te związane bezpośrednio z niewykorzystaniem urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli zmuszona została ona do przerwania swego wypoczynku i przedwczesnego powrotu do domu.

Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów bezpośrednio wiążących się z przerwaniem urlopu nie stanowi dla niego korzyści majątkowej. Pełni on bowiem funkcję odszkodowawczą za utraconą możliwość wypoczynku i z tego powodu nie podlega ani opodatkowaniu, ani oskładkowaniu. Potwierdził to m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w interpretacji z 28 października 2004 r.

Zwolniona z obciążeń podatkowo-składkowych jest także refundacja bezpośrednich wydatków w sytuacji, gdy pracownik na skutek polecenia służbowego nie uda się na zaplanowany urlop. Na takim stanowisku stanął dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. Mimo że te interpretacje zostały wydane na gruncie prawa podatkowego, dotyczą również kwestii oskładkowania.
Podstawą wymiaru składek na ZUS są bowiem przychody w rozumieniu przepisów podatkowych. Skoro zwrot nie jest takim przychodem, to ani do celów podatkowych, ani składkowych.

Więcej w Rzeczpospolitej z 4 lipca 2012 r.