Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS jest wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, co skutkuje dalej tym, że nie podlega ono także składce zdrowotnej. W 2012 r. zwolnieniem ze składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne są więc objęte te świadczenia urlopowe do kwoty 1093,93 zł, które są wypłacane przez pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia 2012 r. mniej niż 20 pracowników.

Oznacza to, że pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia br. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie jest uprawniony na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS do wypłaty świadczeń urlopowych. Dlatego wartość tego świadczenia wypłaconego każdemu z pracowników powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Wartość otrzymanego świadczenia urlopowego jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, a więc pracodawca musi od niego pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (art 12 ust. 1 ustawy o PIT). Obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego świadczenia urlopowego spoczywa zarówno na tym pracodawcy, który na dzień 1 stycznia br. zatrudniał mniej niż 20 pracowników, wobec czego był uprawniony do wypłaty takich świadczeń, jak i na tym, który na dzień 1 stycznia br. zatrudniał co najmniej 20 pracowników, lecz zrezygnował z utworzenia ZFŚS, decydując się wypłacać w zamian świadczenia urlopowe.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT do kosztów podatkowych nie można zaliczyć wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z tymi przepisami. Oznacza to, że koszty związane z wypłatą świadczeń urlopowych co do zasady obniżają podatek dochodowy przedsiębiorcy. Nie dotyczy to jednak tych pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia br. zatrudniali co najmniej 20 pracowników i wobec rezygnacji z utworzenia ZFŚS wypłacili świadczenia urlopowe pracownikom, którzy w tym roku skorzystali z co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Nie wolno zaliczyć do kosztów podatkowych firmy świadczenia urlopowego, które zostało wypłacone niezgodnie z przepisami o ZFŚS, co ma miejsce np. wówczas, gdy wypłaty dokonał podmiot nieuprawniony, tj. zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Taki wydatek nie zostanie uznany za świadczenie urlopowe, o którym mowa w przepisach ustawy o ZFŚS i może zostać potraktowany jako wydatek na działalność socjalną, która obejmuje m.in. świadczenia na rzecz różnych form wypoczynku (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

W związku z tym, że przedsiębiorca zatrudniał na dzień 1 stycznia tego roku co najmniej 20 pracowników (tj. ponad 70 pracowników) w przeliczeniu na pełne etaty, wartość wypłaconych świadczeń urlopowych będzie objęta po stronie każdego pracownika składkami ZUS oraz podatkiem dochodowym (PIT). Wobec tego skoro wypłacone świadczenie i tak jest uznawane za normalny składnik wynagrodzenia pracownika, od którego należy potrącić wszystkie składki ZUS oraz pobrać PIT, to aby uniknąć ewentualnego sporu z fiskusem co do możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych firmy, lepiej nie oznaczać go jako „świadczenie urlopowe” (i tak nim nie jest w świetle ustawy o ZFŚŚ), ale jako zwykły składnik wynagrodzenia ze stosunku pracy. Dla tego pracodawcy, który zrezygnował z tworzenia funduszu socjalnego, lepiej jest, gdy wypłaca premię uznaniową niż „świadczenie urlopowe”. W tej sytuacji wynagrodzenie za pracę, inne niż „świadczenie urlopowe”, przyznane pracownikowi przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego będzie dla przedsiębiorcy kosztem podatkowym, który obniży firmowy podatek dochodowy PIT/CIT.

Więcej w Rzeczpospolitej z 17 lipca 2012 r.