Udostępnienie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych jest nieodpłatnym świadczeniem stanowiącym przychód pracownika ze stosunku pracy (art. 12 ust 1 ustawy o PU). Przysporzeniem dla pracownika jest bowiem sama możliwość korzystania z samochodu służbowego po godzinach pracy, udostępnienie tego pojazdu do jego swobodnej dyspozycji.

Do wyceny tego typu świadczeń dla potrzeb podatkowych należy stosować zasady określone w art. 11 ust. 2-2a ustawy o PIT. W zależności od tego, czy samochód służbowy udostępniony pracownikowi nieodpłatnie jest składnikiem majątkowym pracodawcy, czy jest użytkowany przez pracodawcę na podstawie umowy leasingu lub najmu, różny będzie sposób ustalenia wartości takiego świadczenia.

W przypadku samochodu stanowiącego własność pracodawcy wartość świadczenia nieodpłatnego należy ustalać na podstawie cen rynkowych stosowanych przy udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku, natomiast w przypadku samochodów leasingowanych lub najmowanych wartość tę ustalamy według cen zakupu usługi przez pracodawcę.

Przychód z udostępnienia samochodu służbowego pracownikowi należy obliczać na podstawie rynkowych stawek wynajmu podobnego samochodu.

Należy wskazać, że ceny stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów uwzględniają min. ryzyko związane z wypożyczeniem samochodu obcej (nieznanej) osobie, a także dużo wyższe ryzyko uszkodzenia samochodu, co w konsekwencji prowadzi do tego, że do ceny wynajmu doliczany jest koszt znacznie wyższej składki ubezpieczeniowej oraz np. marża, dzięki której firmy te mają możliwość regularnej wymiany szybko zużywającej się floty samochodowej. Natomiast pracodawca, kalkulując wartość świadczenia w postaci udostępnienia auta na cele prywatne pracownika, wie, kto będzie jego użytkownikiem, a tym samym ponosi mniejsze ryzyko związane z oddaniem przedmiotowego samochodu pracownikowi. Również koszty zużycia samochodu są niższe niż w przypadku samochodów wynajmowanych przez zajmujące się tym firmy (samochód wolniej się zużywa, gdyż jest wykorzystywany w celach prywatnych w niewielkim zakresie). Zastosowanie metody przyjętej przez organy podatkowe może więc prowadzić do zawyżenia przychodu pracownika, a nie do rzetelnej jego wyceny. Jak więc wycenić tego typu świadczenie?

Jedną z przyjętych dość powszechnie przez pracodawców metod jest dopisanie pracownikowi przychodu na poziomie określonego miesięcznego ryczałtu, którego wysokość ustalana jest w oparciu o iloczyn liczby kilometrów, które pracownik przejeżdża miesięcznie dla celów prywatnych i stawki za jeden kilometr właściwej dla korzystania przez pracownika z samochodu prywatnego dla celów służbowych (tzw. odwrócona kilometrówka). Gdy pracownik korzysta z samochodu w zakresie większym niż wynikający z ryczałtu, ma on obowiązek przedłożyć pracodawcy ewidencję, z której wynikać będzie liczba przejechanych dodatkowo kilometrów. Podobnie w sytuacji, gdy pracownik jest nieobecny w pracy (np. z powodu choroby lub urlopu) i nie dysponuje wówczas samochodem służbowym, ryczałt ulega stosownemu zmniejszeniu.
Metoda ta pozwala na wycenę wartości świadczenia w stosunku do faktycznego wykorzystania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych. Wycena dokonywana jest w oparciu o ustaloną w sposób obiektywny stawkę, uwzględniającą wszelkie koszty związane z eksploatacją samochodu (stawka kilometrówki w założeniu ma taki charakter).

Obliczanie ryczałtu według stawki kilometrówki jest metodą uproszczoną, natomiast wycena taka może nastąpić również w oparciu o faktyczne koszty eksploatacji konkretnego samochodu służbowego. Dla potrzeb obliczenia kwoty przychodu dla pracownika należy wówczas wziąć pod uwagę miesięczny koszt ponoszony przez pracodawcę w związku z użytkowaniem samochodu (tj. obejmujący odpis amortyzacyjny oraz pozostałe koszty o charakterze eksploatacyjnym). Przychodem pracownika byłaby wtedy kwota będąca iloczynem liczby kilometrów przejechanych samochodem w celach prywatnych i stawki za jeden kilometr obliczonej według faktycznych kosztów eksploatacji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w prawomocnym wyroku z 28 lipca 2011 r. (I SA/Gd 474/11) wskazał, że umowa leasingu (najmu) determinuje sposób ustalenia uzyskiwanych przez pracownika nieodpłatnych świadczeń z tytułu prawa do korzystania z pojazdu dla celów prywatnych. Sąd podkreślił, że sposób kalkulacji przychodu pracowników z tytułu nieodpłatnego korzystania dla potrzeb prywatnych z samochodu służbowego musi odpowiadać cenie zakupu. A zatem wartość świadczenia na rzecz pracownika należy obliczyć z uwzględnieniem ceny użytkowania leasingowanych/najmowanych samochodów.

Istnieje możliwość uniknięcia przypisania pracownikowi przychodu, jeżeli przydzielenie samochodu służbowego wynika z charakteru jego pracy na danym stanowiska Dotyczy to pracowników mobilnych, takich jak np. przedstawiciele handlowi, serwisanci, ale również menedżerowie oraz dyrektorzy spotykający się z klientami. Podobnie będzie w sytuacji, gdy pracodawca nie dysponuje zabezpieczonym parkingiem na którym można bezpiecznie parkować samochody służbowe.

W takich przypadkach pracodawca może rozważyć zawarcie z pracownikiem tzw. umowy o garażowanie. Z umowy takiej powinno wynikać, że pracownik jest w ramach wykonywania zadań służbowych zobowiązany do garażowania samochodu w bezpiecznym miejscu i odpowiada za niego jak za mienie powierzone. W rezultacie z tytułu przejazdów pomiędzy miejscem garażowania a miejscem wykonywania pracy po stronie tego pracownika nie powstanie podlegający opodatkowaniu przychód z nieodpłatnych świadczeń.
Pracodawca może również rozważyć wprowadzenie odpłatności z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego dla celów prywatnych. Po stronie pracownika nie powstanie wówczas przychód ze świadczenia nieodpłatnego. Nie eliminuje to jednak problemu związanego z ustaleniem wartości świadczenia, przejawiającego się w takim przypadku w sposobie ustalenia odpłatności.

Więcej w Rzeczpospolitej z 1 sierpnia 2012 r.