Po niepokojących sygnałach dotyczących jakości świadczenia usług przez biuro rachunkowe zmieniliśmy je. Do końca czerwca prowadziło m.in. nasze rozliczenia z ZUS. Teraz nowy podmiot, który z nami współpracuje, po sprawdzeniu dokumentów rozliczeniowych za ubiegły rok twierdzi, te jest w nich bałagan. Czy rzeczywiście wszystkie te błędy trzeba było wychwycić I poprawić do końca kwietnia br.? Czy jeśli ZUS się ich dopatrzy, może nas. ukarać wysoką grzywną? Czy za nie nasz błąd będziemy pociągnięci do odpowiedzialności? Czy samo złożenie dokumentacji korygującej za dłuższy okres wsteczny skutkuje karą finansową? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Za prawidłowość rozliczeń składkowych i prowadzonej dokumentacji ZUS przed organem rentowym zawsze odpowiada płatnik, a nie podmiot trzeci wykonujący dla firmy te usługi. Ale to wcale nie oznacza, że finansowe skutki braków w papierach obciążą tylko jego.
Zgodnie z art. 41 ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa o sus) każdy płatnik składek musi sprawdzić prawidłowość danych przekazanych do ZUS w raportach rozliczeniowych dotyczących danego roku nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. Wymóg ten dotyczy także deklaracji rozliczeniowych. Za niewykonanie tego obowiązku sąd na wniosek ZUS może wymierzyć płatnikowi składek lub osobie obowiązanej do działania w jego imieniu grzywnę do 5 tys. zł.
Za każdy miesiąc płatnik składa do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc m.in. za pracowników, zleceniobiorców, osoby, którym wypłaca zasiłek macierzyński, oraz osoby, którym udzielił urlopu wychowawczego. Wyliczenia i poprawność sporządzanej dokumentacji powinien sprawdzać na bieżąco. Dodatkowo do końca kwietnia trzeba przeprowadzić zbiorczą, roczną kontrolę ubiegłorocznej dokumentacji.
Jeśli płatnik stwierdzi, że w złożonym ubiegłorocznym raporcie rozliczeniowym są nieprawidłowe dane, musi przekazać do ZUS dokument korygujący w ciągu siedmiu dni od dnia wykrycia tych błędów. Ma on zawierać wszystkie prawidłowe informacje.
Jeżeli konieczność korekty stwierdził ZUS w drodze decyzji, imienny raport miesięczny korygujący trzeba przedstawić w ciągu siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji. Jeśli natomiast nieprawidłowości organ rentowy wykrył podczas kontroli, to raport korygujący ma trafić do ZUS nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Ustawa o sus nie reguluje kwestii dokumentowania okoliczności wykonania obowiązku sprawdzenia poprawności danych za rok ubiegły. Dla celów dowodowych (np. przy okazji kontroli ZUS) warto jednak wykazać wywiązanie się z tego wymogu. Płatnik składek lub osoba zobowiązana do działania w jego imieniu może tę okoliczność dowieść w każdy dopuszczalny przez prawo sposób. Przykładowo będzie to protokół z przeprowadzonego sprawdzenia prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za dany rok.
Jeśli płatnik nie sprawdzi poprawności ubiegłorocznych danych, jest to wykroczenie, za które grozi grzywna do 5 tys. zł. Tak wysoką karę sąd może orzec na wniosek ZUS. Wolno mu ją zastosować wobec płatnika, który nie wywiązuje się z tego wymogu, i wobec osoby zobligowanej do działania w jego imieniu, czyli np. zatrudnionej na etacie księgowej, ale także osoby prowadzącej biuro rachunkowe. Ono na mocy zawartej z płatnikiem składek umowy zobowiązało się działać w imieniu płatnika wobec ZUS, w tym sporządzać i przekazywać organowi rentowemu dokumenty ubezpieczeniowe. Przesądza o tym art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy o sus.
Nie popełnia wykroczenia, w tym tego z art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy o sus, osoba, której nie można przypisać winy w czasie czynu. Nieświadomość tego, że jest on zagrożony karą, nie wyłącza jednak obciążenia za wykroczenie, chyba że nieświadomość była usprawiedliwiona.
Nałożenie na płatników wymogu sprawdzenia poprawności przekazywanych dokumentów do końca kwietnia danego roku za rok poprzedni powoduje, że zachodzi domniemanie, iż dane zewidencjonowane po ich weryfikacji są poprawne. Płatnik nie powinien być ukarany, gdy korektę dokumentów rozliczeniowych składa za rok ubiegły po 30 kwietnia, jeśli dopiero po tym dniu odkrył pomyłkę. Przykładowo dowiedział się, że określony przychód, od którego nie naliczał składek społecznych i zdrowotnej, powinien być jednak uwzględniany do podstawy wymiaru. Taka sytuacja może powstać zarówno wtedy, gdy sam wykryje swój błąd, jak i gdy jego nieprawidłowe postępowanie wyjdzie na jaw podczas kontroli przeprowadzanej przez ZUS.
Oczywiście płatnik musi złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za rok ubiegły także wtedy, gdy na ślad pomyłki wpadnie później (po 30 kwietnia) lub o konieczności korekty dokumentów powiadomi go ZUS. Tak będzie, gdy np. ubezpieczony w ubiegłym roku miał dwóch pracodawców, o czym nie poinformował szefa, a jego podstawa wymiaru przekroczyła kwotę 30-krotności. Gdyby do tego doszło, płatnik musi złożyć korektę dokumentów i wykazać prawidłowe podstawy wymiaru. Oczywiście w takim wypadku nie ma powodów, aby go ukarać.
ZUS może natomiast wystąpić z wnioskiem o ukaranie płatnika, gdy świadomie nie wypełnia on wymogów związanych z korygowaniem dokumentów rozliczeniowych. Stanie się tak, gdy płatnikowi została wydana decyzja w zakresie podstawy wymiaru, która się uprawomocniła, a mimo to nie złożył poprawnych papierów.
Tak samo będzie, gdy po przeprowadzonej kontroli poinformowano płatnika o konieczności skorygowania dokumentów rozliczeniowych z powodu np. przekroczenia przez ubezpieczonego kwoty 30-krotności, a ten nie zastosował się do pokontrolnych zaleceń i tego nie zrobił.
Więcej w Rzeczpospolitej z 3 sierpnia 2012 r.