Przepisy zobowiązują pracodawcę do zapewnienia pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi okularów korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza, tj. jeżeli wyniki badań okulistycznych wykażą taką potrzebę. Przy tym pracownik może otrzymać od pracodawcy okulary korygujące wzrok albo zwrot poniesionych na ten cel wydatków. W tym drugim przypadku pracodawca powinien np. w przepisach wewnętrznych określić wysokość kwoty przeznaczonej na okulary. Powinna ona być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza.

Zwolnienie z PIT

Tego typu świadczenia są wolne od podatku dochodowego, co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.
Zgodnie z tym przepisem tak jest właśnie w przypadku świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Odrębnymi przepisami w przypadku okularów korygujących jest rozporządzenie z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Zwolnienie z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT przychodu, jakim jest zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników, potwierdza dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach. Wyjaśnienie zawarte jest w interpretacji indywidualnej z 9 marca 2012 r. (nr IBPBII/1/415-1026/11/MK).

Takie samo stanowisko przedstawiło Ministerstwo Finansów w wydanej 16 marca 2011 r. interpretacji ogólnej (nr DD3/033/30/CRS/11/95). Warto jednak zwrócić uwagę, że wyjaśnienia w tym przypadku odnoszą się nie tylko do okularów, ale i soczewek.

Resort finansów powołuje się bowiem na opinię Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, zgodnie z którą w niektórych przypadkach lekarz może zalecić stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, które spełniają ten sam cel. Te przypadki mogą być związane z określonymi wadami wzroku pracownika, przy których nie jest możliwe skorygowanie wzroku za pomocą okularów.

Dlatego jeżeli lekarz specjalista w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, pracodawca ma obowiązek je zapewnić.

Zgodnie więc z interpretacją ogólną z wymienionych względów w szczególnych sytuacjach świadczenie w postaci zapewnienia szkieł (soczewek) kontaktowych również korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Przy tym warto pamiętać, że wartość świadczeń związanych z zakupem takich okularów i soczewek korygujących wzrok nie stanowi też podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w także składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Zaksięgowanie VAT

Na ewidencję księgową wpływać będzie również kwestia VAT. Istnieje bowiem możliwość odliczenia takiego podatku, co wyjaśnia przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 28 marca 2012 r. (nr IPTPP1/443-3/12-4/MW). Zgodnie z tą interpretacją pracodawca, pokrywając koszty okularów swoich pracowników, wypełnia obowiązki nałożone odrębnymi przepisami i tym samym koszty te związane są z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem.

Dlatego w przypadku gdy poniesione wydatki, udokumentowane fakturą wystawioną na pracodawcę, będą związane z czynnościami opodatkowanymi VAT, to ma on możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o naliczony wynikający z takiej faktury.

Dyrektor izby skarbowej podkreśla, że odliczenia należy dokonać w proporcji do kosztów zwracanych pracownikowi, czyli kosztów poniesionych przez pracodawcę. Natomiast gdy zakup okularów udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracownika, nie można odliczyć podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.

Przy tym przekazanie pracownikom okularów, których zakup jest udokumentowany fakturą wystawioną na pracodawcę, nie podlega VAT. Natomiast zwrot kosztów pracownikowi za zakup okularów, gdy faktura jest wystawiona na pracownika, jest czynnością wyłączoną spod regulacji ustawy o podatku od towarów usług.
Z interpretacji wynika, że na pracodawcy nie ciąży obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej i odprowadzenia podatku należnego.

Ujęcie księgowe

W księgach rachunkowych zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych powinien zostać zarachowany w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Można go więc ująć zapisem strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia lub konto zespołu 5, strona Ma konta 230 – Rozrachunki z pracownikami lub 300 – Rozliczenie zakupu.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 13 sierpnia 2012 r.