Pracownik będzie korzystał ze swojego samochodu dla celów służbowych. Jak powinienem rozliczyć w księgach rachunkowych wypłacany z tego tytułu ekwiwalent? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.
Rozrachunki z tytułu użytkowania własnego samochodu do celów służbowych mogą być rozliczane za pomocą konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami. Zasady dokonywania zwrotu kosztów z tego tytułu określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących
własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z jego treścią zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Może on również nastąpić na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu. W tym jednak przypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji.
Otrzymywane przez pracownika kwoty z tytułu używania pojazdu samochodowego dla
potrzeb pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy i co do zasady (tj. z
nielicznymi wyjątkami) podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na ogólnych
zasadach. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).
Dotyczy to przypadków jazd lokalnych.
Inaczej jest przy podróżach służbowych (czyli jazdy zamiejscowe) – korzystają ze zwolnienia od podatku do określonych kwot. Zwrot kosztów do wysokości limitów określonych we wspomnianym już rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) – nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tak samo jest w
przypadku składki zdrowotnej.
W księgach rachunkowych zwrot za używanie przez pracownika samochodu do celów służbowych może przebiegać w poniższy sposób:
1. Kwota ryczałtu za używanie prywatnego auta: strona Wn konta 400 – Koszty według rodzajów, strona Ma konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami.
2. Zaliczka na podatek: strona Wn konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne.
3. Zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych: strona Wn konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 – Rachunek bankowy.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 13 sierpnia 2012 r.