Jak czytamy w Rzeczpospolitej, jako jedno z najprostszych rozwiązań w zakresie e-fakturowania można wskazać wystawianie faktur w pliku w formacie PDF lub innym i przesyłanie takiego pliku e-mailem do kontrahenta.
Rozwiązanie takie – jeżeli w umowie sprecyzowano szczegółowe warunki wystawiania i przesyłania faktur – jest dopuszczalne. W tym przypadku również warto odwołać się do ogólnych założeń e-fakturowania wynikających z regulacji wspólnotowych.
Jeżeli e-fakturowanie ma podlegać takim samym warunkom jak fakturowanie papierowe, to nie należy mnożyć zabezpieczeń dokumentów chroniących je przed zewnętrzną ingerencją, gdyż w tym zakresie możliwości informatyczne bardzo często będą pozwalać na ingerencję w dokument. Trzeba natomiast zapewnić autentyczność i integralność e-faktur poprzez wdrożenie praktycznych rozwiązań pozwalających na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług i to w tym zakresie należałoby podjąć konkretne działania w ramach wdrażania e-fakturowania.
Innym możliwym modelem e-fakturowania jest oparcie fakturowania na zewnętrznej platformie informatycznej, w ramach której to dostawca platformy zapewnia, że spełnia ona wymogi przewidziane w przepisach podatkowych. W takim przypadku faktury umieszczane są przez wystawcę na określonym koncie na platformie, a następnie pobierane są przez odbiorcę z tej platformy.
Często również dostawcy takich rozwiązań oferują możliwość przechowywania faktur i udostępniania ich organom podatkowym, jak również administrują procesem uzyskiwania/cofania akceptacji na e-fakturowanie przez klientów. Rozwiązanie takie ma wiele zalet, jednak należy zawsze pamiętać, aby przed wdrożeniem takiego rozwiązania zweryfikować, czy faktycznie spełnia ono wymogi wynikające z przepisów podatkowych. Ewentualne ryzyko podatkowe wynikające z braku spełnienia tych wymogów przez platformę informatyczną będzie bowiem zawsze obciążać podatników.
Innym coraz popularniejszym modelem e-fakturowania jest wykorzystywanie systemów finansowo-księgowych do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Jest to rozwiązanie szczególnie korzystne w przypadku podmiotów pracujących na tych samych systemach finansowo-księgowych. Czasem również – szczególnie w przypadku rozwiązań w ramach grupy kapitałowej – faktury pomiędzy podmiotami wchodzącymi w jej skład są automatycznie generowane w systemie dostawcy i automatycznie wprowadzane do systemu odbiorcy.
Takie rozwiązanie, co do zasady jest również dopuszczalne, choć należy pamiętać o konieczności weryfikacji spełnienia przez takie rozwiązanie wymogów stawianych przez przepisy podatkowe.
Więcej w Rzeczpospolitej z 14 sierpnia 2012 r.