Musimy wypłacić byłemu pracownikowi wyrównanie płacy po wyroku sądu. Chodzi o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Jak rozliczyć składki od tych pieniędzy, jeśli nie zatrudniamy już tej osoby? Czy mamy zastosować stawki obowiązujące w okresie, za który przysługuje wyrównanie, czy obecne? Czy liczyć składki od odsetek? I czy trzeba korygować jakieś dokumenty rozliczeniowe? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Od wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi – zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu – składki ma obowiązek rozliczać i odprowadzać pracodawca. Dotyczy to zarówno tych na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, jak i ewentualnie na Fundusz Pracy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych.
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Z tych opłat zwolnione jest:
– wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
– zasiłki z ubezpieczenia społecznego,
– przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
To rozporządzenie nie wymienia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. W konsekwencji trzeba od niego naliczyć wszystkie składki. W raporcie rozliczeniowym ZUS RCA składanym za zatrudnionego pracodawca wykazuje zsumowaną kwotę przychodu stanowiącą podstawę wymiaru składek, jaki pracownik uzyskał w danym miesiącu, i od tej podstawy nalicza składki.
W ten sam sposób ustala się podstawę wymiaru pozostałych składek, poza zdrowotną. Ta naliczana jest nie tylko od przychodów obciążonych opłatami na ubezpieczenia społeczne, ale również od wynagrodzenia chorobowego. Z zasady jest ona niższa, bo pomniejszają ją składki społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonego.
Zdarza się, że zatrudniony wystąpi do pracodawcy o wypłacenie mu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe uznając, że mu się ono należy. Najczęściej z takim wnioskiem występują byli pracownicy. Jeżeli w sporze sąd przyzna rację pracownikowi, firma musi wypłacić wynagrodzenie wraz z odsetkami za zwłokę. Od oprocentowania należnego z racji nieterminowej wypłaty przysługującej pensji nie trzeba naliczać składek społecznych, a w konsekwencji również zdrowotnej. Odsetki są świadczeniem, które ma zrekompensować pracownikowi zwłokę w wypłacie wynagrodzenia. Nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, więc są wolne od wpłat na ubezpieczenia.
Składki są natomiast należne od należności głównej, czyli pensji na nadgodziny. Ponieważ podstawą ich wymiaru jest przychód, to wypłata wynagrodzenia za nadgodziny nie wiąże się dla pracodawcy z koniecznością składania korekty dokumentów rozliczeniowych. W tym wypadku liczy się bowiem data wypłaty, a nie okres, za który to świadczenie przysługuje.
Należne składki należy rozliczyć w imiennym raporcie RCA składanym za miesiąc, w którym pracodawca faktycznie wypłaci wynagrodzenie. Należy stosować obecnie obowiązujące stopy procentowe tych opłat.
Pracodawca musi rozliczać składki zarówno za aktualnych, jak i za byłych pracowników. Jeżeli wypłaci wynagrodzenie za godziny nadliczbowe osobie, z którą nie jest już związany stosunkiem pracy, wchodzi w grę jedynie właściwe rozliczenie.
Więcej w Rzeczpospolitej z 17 sierpnia 2012 r.