Powierzenie rozliczeń wyspecjalizowanej firmie ma wiele zalet, szczególnie w przypadku małej skali działalności. Wybierając usługodawcę, w pierwszej kolejności warto sprawdzić opinie na temat prowadzonych przez niego usług.

Przy wyborze dostawcy takiej usługi głównym kryterium nie może być cena. Przy zakupie najtańszej usługi może się bowiem okazać, że klient musi ponosić dodatkowe opłaty, np. za doradztwo prawne.
Należy pamiętać, że w dobrym biurze płaci się zawsze więcej. Szczególnie, jeżeli zatrudnia ono wyspecjalizowanych pracowników.

Porównując koszty, należy pamiętać, że w przypadku prowadzenia działu księgowości w firmie nie obejmują one wyłącznie wynagrodzeń pracowników, ale również dodatkowe wydatki związane z zatrudnieniem, np. koszty szkoleń prasy fachowej, nagród.

Zaletą powierzenia księgowości biurom rachunkowym jest nie tylko kompleksowość proponowanych przez nie usług (rachunkowość, podatki, kadry i płace) oraz większe prawdopodobieństwo prawidłowego jej prowadzenia w sytuacji, gdy księgowością zajmuje się jedna osoba. Właściciele biur rachunkowych szczególną uwagę przywiązują do bieżącego monitorowania zmian w przepisach.

Ważnym elementem we współpracy z biurem rachunkowym jest zawarcie z nim odpowiedniej umowy.
Właściwe jej sformułowanie pozwoli uniknąć nadmiernego ryzyka. Istotne jest przede wszystkim określenie w umowie sposobu postępowania w przypadku wystąpienia określonych problemów, jasne i precyzyjne ustalenie zakresu usług, odpowiedzialności, a także obowiązków i oczekiwań obu stron.

Ustalenie zakresu czynności wchodzących w skład usługi zapobiegnie nieporozumieniom i konieczności ponoszenia przez klienta niespodziewanych kosztów. Można również zapisać w umowie stawki według których będą naliczane opłaty w razie wykonania przez biuro rachunkowe dodatkowych usług.
Dobrym rozwiązaniem jest też wybranie opcji online, która łączy korzyści, jakie daje prowadzenie księgowości we własnym zakresie, z zaletami usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Umożliwia to klientowi przeglądanie ksiąg handlowych w dowolnym miejsca. Praktycznie jedynym warunkiem jest posiadanie komputera, dostęp do internetu i wykup modułu.

Dużą zaletą księgowości online jest możliwość przesyłania drogą elektroniczną dokumentów księgowych które utworzone w odpowiednim pliku mogą automatycznie zostać zaimportowane do systemu księgowego.
Należy pamiętać, że prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe nie zwalnia podatnika od odpowiedzialności za błędy popełnione w prowadzonych przez niego księgach rachunkowych. Ewentualne opłaty, kary i zaległości zarówno urząd skarbowy, jak i ZUS, egzekwują bezpośrednio od podatnika, a nie od biura rachunkowego. Jeśli biuro się pomyli i powstanie zaległość podatkowa, to odpowiedzialność z tego tytułu poniesie podatnik.

Odpowiedzialność dotyczy również prowadzonych ksiąg rachunkowych – bez względu na to, czy prowadzone są przez biuro rachunkowe czy księgowych zatrudnionych w firmie. Za prawidłowość rozliczeń odpowiada kierownik jednostki którym może – w zależności od rodzaju spółki – być zarząd, wspólnicy (np. w spółce cywilnej). Jeżeli obowiązki są powierzone innej osobie i jest to potwierdzone pisemnie, kierownik odpowiada z tytułu nadzoru za ich wykonanie.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 21 sierpnia 2012 r.