Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w tenrunie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust 2 ustawy o ZFŚS). Jeżeli pracodawca nie miał obowiązku utworzenia ZFŚS, a zrobił to na zasadzie dobrowolności, to nie dotyczą go te dwa terminy.

W terminie do 30 września musi wpłynąć na rachunek funduszu pozostała część odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 – 3 ustawy o ZFŚS. Przepisy te dotyczą odpisu podstawowego dokonywanego na pracowników: zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze oraz młodocianych. Ponadto do 30 września musi przekazać na rachunek bankowy funduszu całość kwot które są dobrowolne. Jeżeli więc pracodawca zdecyduje się zwiększać: odpis na pracowników niepełnosprawnych lub fundusz na emerytów i rencistów lub fundusz na każdą zatrudnioną osobę pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego, to kwoty tych zwiększeń musi przelać na konto funduszu najpóźniej do końca września.

Jeśli pracodawca nie przekaże do 30 września pozostałej kwoty odpisu, to organizacja związkowa ma prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na fundusz (zob. wyrok SN z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97, OSNAP1998/17/ 507). Ponadto za niedotrzymanie tego terminu może pracodawcy grozić kara grzywny. Nie ma wtedy obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu (zob. wyrok SN z 13 kwietnia 1999 r., I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534).

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 6 września 2012 r.