Spółka jest podatnikiem VAT. Zawiera mnóstwo transakcji, ma bardzo wielu kontrahentów i wystawia bardzo dużo faktur. Ich przechowywanie w wersji papierowej staje się dla spółki problematyczne. Czy spółka może je przechowywać w postaci skanu, tak aby w każdej chwili (np. w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych) mieć zapewniony dostęp do ich elektronicznej wersji i móc je natychmiast wydrukować?
Jak czytamy w „Rzeczpospolitej” – zakres obowiązków nakładanych na podatnika wynikający z przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360; dalej: rozporządzenie) jest wyczerpany już w chwili wystawienia faktury (oryginału oraz kopii). Żaden przepis ani ustawy, ani rozporządzenia nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania kopii faktur w formie papierowej.
Jeżeli zatem podatnik przechowuje kopie wystawionych faktur VAT w formie elektronicznej, umożliwiającej każdorazowe wydrukowanie faktury i nie istnieje możliwość ingerowania w treść tych dokumentów w okresie przechowywania, to taki sposób przechowywania należy uznać za prawidłowy. Taki pogląd został potwierdzony w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 27 czerwca 2012 r. (IPPP3/443-1123/09/12-5/S/MPe), a także w orzecznictwie, przykładowo w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (IFSK 1169/08) i w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 stycznia 2011 r. (III SA/Wa 1431/10).
Więcej w Rzeczpospolitej z 17 września 2012 r.