Jak donosi Super Express, obowiązek pracodawcy, który polega na prowadzeniu i przechowywaniu akt osobowych swoich pracowników, nie wygasa z chwilą ustania stosunku pracy. Dokumentacja pracownicza, jak wynika z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, powinna być przechowywana przez pracodawcę pół wieku. Okres przechowywania dokumentacji osobowej wynosi 50 lat, liczonych od dnia zakończenia pracy w firmie. Natomiast dokumentację płacową pracodawca powinien przechowywać przez 50 lat od momentu jej wytworzenia. W przypadku kiedy pracodawca zostanie postawiony w stan likwidacji albo jeśli zostanie ogłoszona upadłość pracodawcy, musi on zatroszczyć się o to, aby takie dokumenty nie zaginęły i nie uległy zniszczeniu. Dlatego jego obowiązkiem jest wskazanie, jakiemu podmiotowi prowadzącemu działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji przekaże dokumenty osobowe i płacowe. Pracodawca w takiej sytuacji ma obowiązek zapewnić środki finansowe niezbędne do przechowania dokumentacji na okres, jaki pozostał do upłynięcia wymaganych 50 lat.

Dokumenty podatkowe podatnik powinien przechowywać dopóki nie upłynie termin przedawnienia jego zobowiązania podatkowego. Zgodnie z zasadą należy przechowywać dokumentację podatkową przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to stąd, że fiskus ma aż 5 lat na sprawdzenie, czy rozliczenia dokonane przez podatnika były prawidłowe. Wymagany, zgodnie z Ordynacją podatkową, 5-letni okres przechowywania dokumentacji podatkowej dotyczy np. ksiąg podatkowych, które dokumentują fakty związane z ustaleniem wysokości zobowiązań podatkowych, kopii złożonych deklaracji podatkowych, dokumentów, które upoważniają do ulg podatkowych, faktur VAT i rachunków stanowiących podstawę zapisów w księgach podatkowych. Pod ogólnym pojęciem „ksiąg podatkowych” należy rozumieć np. księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry prowadzone przez podatników i płatników. Podatnicy, którzy są zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych, muszą przechowywać zarówno księgi, jak i dokumenty związane z ich prowadzeniem, dopóki nie minie okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co do miejsca przechowywania dokumentacji podatkowej, dokumentacja ta powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, siedzibie firmy, jej przedstawicielstwie lub oddziale. Jeśli księgi podatkowe na zlecenie firmy prowadzi np. biuro rachunkowe, zleceniodawca powinien umówić się z biurem rachunkowym co do miejsca przechowywania ksiąg. Podatnik, który nie przechowuje ksiąg podatkowych lub innych dokumentów, na podstawie których dokonuje się zapisów w tych księgach, podlega karze grzywny, przy czym w wypadku braku ksiąg jest ona dotkliwsza niż w przypadku straty lub zawieruszenia dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

O tym, jak długo należy przechowywać dokumentację ubezpieczeniową mówi ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeśli chodzi o dokumentację ubezpieczeniową, którą stanowią kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych, a także dokumentów, które je korygują od początku tego roku pracodawca ma obowiązek przechowywać je przez 5 lat od dnia przekazania dokumentacji do ZUS. Przed 1 stycznia 2012 roku okres przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej był dwukrotnie dłuższy.

Dokumentację powypadkową sporządzaną w sytuacji, kiedy wydarzył się wypadek przy pracy, np. protokół ustalenia okoliczności i przyczyn tego wypadku, a także inne związane z tym dokumenty, należy przechowywać przez 10 lat od ich sporządzenia.

Z ustawy o rachunkowości wynika, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez 5 lat w firmie, chyba że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Dokumenty powinny być zachowane w oryginalnej postaci i w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli podzielone na okresy sprawozdawcze. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych powinny być oznaczone nazwą i rodzajem oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku (np. komputer z drukarką).

Trwale muszą być przechowywane zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe. Księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej przez 5 lat.
Karty wynagrodzeń pracowników, bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych. Nie mogą być one jednak przechowywane krócej niż przez 5 lat.

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej powinny być przechowywane do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Jeśli chodzi o dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym, powinny być przechowywane przez 5 lat, liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończoną spłacone, rozliczone lub przedawniona.

Jeśli chodzi o rachunkowość, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności. Dokumenty dotyczące rękojmi oraz reklamacji należy przechowywać jeszcze przez rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Więcej w Super Expresie z 18 września 2012 r.