Ewidencja księgowa powinna dostarczyć pełnej informacji nie tylko podmiotowi realizującemu umowę o dotację, ale również spełniać wszystkie wymogi zawarte w przepisach, na podstawie których została przyznana.

Ujęcie w księgach powinno też umożliwić monitorowanie projektu na każdym etapie jego realizacji i po jego zakończeniu, w okresie trwałości projektu. Brak uzyskania założonych w projekcie wskaźników produktu i rezultatu może skutkować koniecznością zwrotu części lub całości dotacji. Umowa o dofinansowanie określa bowiem sytuacje, w których wymagany będzie zwrot wypłaconej dotacji. Konsekwencje zwrotu dotacji mogą wpłynąć negatywnie na bieżącą działalność beneficjenta, a nawet zagrozić kontynuowaniu działalności. Dlatego ważne jest, aby na każdym etapie realizacji projektu stale weryfikować założenia projektu ze stanem faktycznym.

Natomiast sam sposób księgowania dotacji zależy od kilku czynników, tj. formy prawnej podmiotu celu otrzymanej środków, wpływu, jaki ma na działalność operacyjną jednostki. Istotny jest też sposób przekazania – czy dotacja jest refundacją poniesionych kosztów, czy jest przekazana jako zaliczka na ponoszone koszty.
Otrzymane dotacje mogą być ewidencjonowane jako zwiększenie kapitałów lub przychodów.

W przypadku podmiotów, dla których dotacje stanowią zwiększenie kapitałów, otrzymane dotacje księguje się zapisem: strona Wn konta 130 – Rachunek bankowy lub rachunek dotacji, strona Ma konta 800 – Kapitał (fundusz) założycielski lub inny fundusz wymieniony w przepisach regulujących ich działalność. Można też zaksięgować tę operację w następujący sposób: strona Wn konta 130 – Rachunek bankowy lub rachunek dotacji, strona Ma konto 850 – Fundusze specjalne określone dla podmiotu.

Dopuszczalne jest również księgowanie dotacji bezpośrednio z zakupem aktywów trwałych: strona Wn konta 010 – Środki trwałe lub konta 020 – Wartości niematerialne i prawne, strona Ma konta 800 – Kapitał (fundusz) wymieniony w przepisach regulujących działalność jednostki.

Najczęściej właśnie dotacje mają charakter przychodów zaliczanych do jednego lub kilku okresów sprawozdawczych. Ten charakter dotacji wpisuje się do katalogu międzyokresowych przychodów wymienionych w art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.; dalej ustawa o rachunkowości).

Dlatego wpływ środków z tego typu dotacji księguje się: strona Wn konta 130 – Rachunek bankowy lub rachunek dotacji, strona Ma konto 840 – Rozliczenia międzyokresowych przychodów.

W obu wymienionych przypadkach konieczne jest prowadzenie w ramach kont „funduszy” i „rozliczeń międzyokresowych przychodów” kont analitycznych dla każdej otrzymywanej dotacji.

Dla potrzeb ewidencji księgowej istotny jest również cel przyznanej dotacji. Jednostki mogą otrzymać dotacje z przeznaczeniem na zakup, wytworzenie, budowę, modernizację lub ulepszenie aktywów trwałych, tzw. dotacje na inwestycje lub dotacje do przychodów.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 29 października 2012 r.