Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów. Kwoty te mogą zostać ustalone ryczałtowo (np. diety) lub w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (dokumentowane rachunkiem, np. za hotel).

Wszystkie te należności z tytułu podróży służbowej pracownika są zwolnione ze składek do wysokości określonej w przepisach regulujących świadczenia przysługujące pracownikom zatrudnionym z sferze budżetowej. Te zaś uregulowane są w dwóch rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w odniesieniu do osób zatrudnionych poza sferą budżetową na ogół uregulowane są przez pracodawców w regulaminach wynagradzania lub układach zbiorowych pracy. Jeżeli zakład pracy nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania, odpowiednie postanowienia może zawierać w zawieranych z podwładnymi umowach o pracę.

Bez względu jednak na to, w jaki sposób pracodawca ustali własne zasady opłacania podróży służbowych ze składek zwolnione są one w kwotach obowiązujących sferę budżetową.

Od 1 stycznia 2007 r. dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu krajowego wynosi 23 zł za dobę podróży. Mniejsze kwoty przysługują za niepełny dzień wyjazdu. Natomiast diety należne za czas zagranicznych wyjazdów określa załącznik do wskazanego rozporządzenia, a ich wysokość zależy od docelowego państwa podróży.

Pracodawca może we własnych przepisach wewnętrznych zmniejszyć wysokość diet, ale należność ta za dobę zagranicznej podróży nie może być niższa od diety krajowej (23 zł).

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Na wniosek pracownika może jednak zgodzić się na to, by pojechał on pojazdem, który nie jest własnością zakładu.

Jeśli wysłany w podróż służbową korzysta z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości ustalonej jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu (ustalonej przez pracodawcę). Stawka ta nie może jednak przekraczać kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.), wydanym na podstawie art. 34a ust 2 ustawy o transporcie drogowym.

Więcej w Rzeczpospolitej z 30 listopada 2012 r.