I musi być zrealizowany niezależnie od tego, czy pracownik ma równocześnie inne tytuły do ubezpieczeń, np. wykonuje jednocześnie zlecenie dla innego podmiotu albo ma pracowniczy angaż także i w innej firmie, czy też dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą. Nie ma również znaczenia, jaki ma status, tzn. czy jest uczniem, studentem, emerytem czy rencistą. Ze stosunku pracy zawsze musi być ubezpieczony obowiązkowo.

Jedynym wyjątkiem jest umowa o pracę podpisana z osobą spełniającą warunki określone dla osób współpracujących. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą zatrudni na podstawie umowy o pracę: małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, rodziców, macochę, ojczyma i osoby przysposabiające. Taka osoba w zakresie ubezpieczeń społecznych jest traktowana jako współpracownik prowadzącego działalność, a niejako pracownik. W tym wypadku stosunek pracy nie jest obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń. Inaczej niż przy zleceniu – tu wygrywa kontrakt cywilny ze współpracą.

Żeby ZUS wiedział, za kogo zostały opłacone składki, płatnik musi daną osobę najpierw odpowiednio zgłosić do ubezpieczeń, a potem przekazywać za nią prawidłowe dokumenty rozliczeniowe. Gdy omyłkowo znajdzie się w nim błędne imię, nazwisko czy numer PESEL, dla ZUS będzie to oznaczało zupełnie inną osobę. Każda pomyłka powinna zatem zostać skorygowana, by z dokumentów posiadanych przez ZUS wynikał przebieg „kariery” ubezpieczeniowej.

Każda osoba, która jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi oraz/lub ubezpieczeniem zdrowotnym, musi zostać zgłoszona do ubezpieczeń. Po zatrudnieniu nowego pracownika trzeba złożyć w ZUS formularz ZUS ZUA. Co do zasady obowiązuje tu siedmiodniowy termin, który liczymy pomijając – zgodnie z art. 57 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego – dzień, w którym nastąpiło zdarzenie. Jeśli siedmiodniowy termin kończy się w niedzielę lub święto, to przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Przedsiębiorca nie musi tego robić osobiście. Formularz można wysłać pocztą albo w formie dokumentu elektronicznego, opatrując bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Jeśli w trakcie ubezpieczenia okaże się, że w dokumencie zgłoszeniowym znalazły się nieprawidłowe dane, lub zmienią się one w tym czasie, to płatnik ma siedem dni na poinformowanie ZUS o tym fakcie.

Więcej w Rzeczpospolitej z 4 grudnia 2012 r.