Nasza pracownica 4 grudnia 2012 r. urodziła bliźniaki. Od tego dnia przebywa na urlopie macierzyńskim. W tym roku jesteśmy płatnikiem zasiłków. Jednak od przyszłego roku świadczenia przysługujące naszym pracownikom ma wypłacać ZUS. Wynagrodzenia i wszystkie świadczenia wypłacamy obecnie z dołu – do 10-tego dnia następnego miesiąca. To oznacza, że grudniowe płace (i zasiłki) przelejemy na konta zatrudnionych w przyszłym roku (10 stycznia). Kto ma wypłacić pracownicy grudniowy zasiłek – my czy ZUS? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.

Jeśli szef straci swe dotychczasowe uprawnienia – gdy 30 listopada 2012 r. okaże się, że firma nie będzie w 2013 r. wypłacać zasiłków swoim ubezpieczonym – to zasiłkowe pieniądze ma prawo i obowiązek wypłacać tylko do końca bieżącego roku.

Gdy ubezpieczony będzie do niego uprawniony także 1 stycznia i w dniach kolejnych, to wypłatę należności podejmie ZUS.

Zatem w razie utraty uprawnień do realizacji zasiłków, płatnik nie kończy wypłaty świadczenia pobieranego na przełomie roku, Organ rentowy przejmuje od niego ten obowiązek od pierwszego dnia nowego roku kalendarzowego.

W sytuacji opisanej w pytaniu szef nie wypłaci grudniowego zasiłku. Obowiązek ten podejmie za niego organ rentowy. I to on będzie go realizował do końca pobierania zasiłku macierzyńskiego, czyli do 8 lipca 2013 r. przy powrocie do firmy po wykorzystaniu pełnego 31-tygodniowego podstawowego urlopu macierzyńskiego.
Okres wypłacania rodzicielskich pieniędzy przez ZUS wydłuży się do 19 sierpnia 2013 r., jeśli mama zdecyduje się na dodatkowy sześciotygodniowy urlop macierzyński. Szef w tym czasie będzie ją jedynie wykazywał w dokumentacji przekazywanej do ZUS.

Aby zagwarantować sobie maksymalny okres pobierania zasiłku macierzyńskiego – w przypadku pracownicy z pytania jest to 37 tygodni – musi ona pamiętać, aby złożyć pracodawcy pisemny wniosek o udzielenie dodatkowego wolnego najpóźniej na siedem dni przed jego rozpoczęciem.

Dodatkowy urlop macierzyńskiego udziela się bowiem jednorazowo bezpośrednio po wykorzystaniu zasadniczego urlopu macierzyńskiego. Chcąc skorzystać z tego rodzicielskiego uprawnienia, wniosek u szefa w tej sprawie warto złożyć dużo wcześniej – nawet razem ze składanym w kadrach odpisem aktu urodzenia dziecka (lub jego kopią) niezbędnym do wypłaty zasiłku.

Dokumentacyjne obowiązki płatnika i ubezpieczonego przy ubieganiu się o zasiłkowe pieniądze określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2012 r., poz. 444) – Zawsze, kiedy zasiłek wypłaca bezpośrednio ZUS, niezbędne jest dodatkowo zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3 (w przypadku pracownika) lub ZUS Z-3a (np. u zleceniobiorcy, który przystąpił do ubezpieczenia chorobowego).

Więcej w Rzeczpospolitej z 7 grudnia 2012 r.