Zatrudniamy w firmie małżeństwo. Kobieta urodziła dziecko 15 listopada br. Ojciec dziecka – także nasz pracownik, złożył wniosek o udzielenie mu urlopu ojcowskiego na przełomie grudnia i stycznia – dokładnie od 24 grudnia do 16 stycznia. Naszym zdaniem dwutygodniowy urlop ojcowski rozpoczęty w Wigilię Bożego Narodzenia skończy się w niedzielę 6 stycznia 2013 r. Z tego tytułu wypłacimy zatrudnionemu część zasiłku w grudniu (za ten miesiąc), a część w styczniu. Za pozostałe dni otrzyma pensję. Jakie składki i od jakich podstaw powinniśmy naliczyć za tę osobę? Jakie złożyć dokumenty? Czy dobrze obliczyliśmy czas trwania urlopu? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Urlop tacierzyński udziela się na zasadach takich samych jak urlop macierzyński – czyli na wszystkie kolejno następujące po sobie dni kalendarzowe, a nie na dni pracy, tak jak przy urlopie wypoczynkowym.
Przesądza o tym art. 1823§ 3 kodeksu pracy, który w zakresie liczenia terminów odsyła do stosowania art. 1831§ 1 k.p. Zatem pracodawca prawidłowo ustalił, że pełnowymiarowy urlop ojcowski rozpoczęty 24 grudnia będzie trwał do 6 stycznia 2013 r. włącznie. To oznacza, że tata będzie musiał stawić się w firmie w poniedziałek 7 stycznia.
Jeśli chodzi o ubezpieczeniowe obowiązki płatnika, to trzeba pamiętać, że pracownik ojciec w grudniu będzie objęty ubezpieczeniami z dwóch tytułów – pozostawania w stosunku pracy oraz pobierania zasiłku macierzyńskiego. To zmusza do podwójnych rachunków. Zacznijmy od etatu.
Pracownicy objęci są obowiązkowo wszystkimi rodzajami ubezpieczeń społecznych. Trzeba za nich odprowadzić składkę emerytalną, rentową, chorobową i wypadkową. Tak stanowi art. 6 ust. 1 pkt 1 oraz art. 11 i 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst, jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585ze zm; dalej ustawa o sus). Podstawą wymiaru składek na te ubezpieczenia jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągnięty z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
Oczywiście z etatu trzeba też opłacać składkę zdrowotną. Podstawę jej wymiaru ustala się podobnie jak tę do obliczenia składek społecznych. Jednak nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego, a ponadto pomniejsza sieją o kwoty składek społecznych potrąconych z wynagrodzenia podwładnego (art. 81 ust. 1, ust. 5 oraz 6 ustawy zdrowotnej).
W czasie dwutygodniowego ojcowskiego pracownik ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Z tytułu jego pobierania podlegać będzie obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 1 pkt. 19 ustawy o sus). Podstawą ich wymiaru jest kwota otrzymanego w danym miesiącu świadczenia (art. 18 ust. 6 ustawy o sus). Trzeba je naliczyć od kwoty wypłaconego świadczenia. Szef jedynie je rozlicza, a opłaci je ZUS ze środków budżetu państwa.
Fakt skorzystania przez pracownika z urlopu ojcowskiego trzeba odzwierciedlić w dokumentach przekazywanych do ZUS. Ich zakres oraz sposób wypełnienia zależy od tego, kto wypłaca zasiłek macierzyński.
Jeśli to ZUS wypłaca świadczenie, on też musi rozliczyć składki od niego w raporcie RCA. Gdy zaś wypłata to obowiązek pracodawcy, powinien on też złożyć za etatowca na ojcowskim dwa raporty RCA i jeden RS A.
Często zdarza się, że urlop ojcowski wypada na przełomie dwóch miesięcy kalendarzowych. Wówczas świadczenie najczęściej jest wypłacane w miesiącu, w którym kończy się wolne. W takiej sytuacji za miesiąc, kiedy urlop ojcowski się rozpoczął, pracodawca składa za zatrudnionego tylko jeden raport RCA.
Rozlicza w nim wyłącznie składki na pracownicze ubezpieczenia od wypłaconego mu wynagrodzenia.
Dopiero za miesiąc, w którym zakończył się urlop ojcowski, powinien złożyć dwa raporty RCA lub jeden taki raport oraz raport RSA.
Więcej w Rzeczpospolitej z 5 grudnia 2012 r.