Zgodnie z podstawową zasadą obowiązującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Obowiązkiem zaś startujących w postępowaniu jest spełnienie warunków do udzielenia zamówienia. Muszą w tym celu przedstawić odpowiednie dokumenty. Informacji, o jakie dokumenty chodzi, należy poszukiwać – w zależności od trybu udzielanego zamówienia – w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.

Katalog dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu jest zamknięty. Określa go rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r. nr 226, poz. 1817 – dalej rozporządzenie).

Należy pamiętać, że nadmierne i nieuzasadnione żądanie dokumentów od wykonawców może stanowić utrudnienie dostępu do zamówienia publicznego wykonawcom. Z tego względu zamawiający może żądać dokumentów i oświadczeń dla niego niezbędnych. Powołane rozporządzenie w sprawie dokumentów daje w tym zakresie jednoznaczne wytyczne, uzależniając zakres żądanych dokumentów w pierwszej kolejności od wartości udzielanego zamówienia, a więc od tego, czy wartość przekracza lub nie progi unijne.

Poniżej progów unijnych zamawiający ma uprawnienie do żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, natomiast nie ma takiego obowiązku. W tym ostatnim przypadku przepisy umożliwiają bowiem zamawiającemu oparcie się na złożonych przez wykonawcę oświadczeniach.

W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, przepisy rozporządzenia dają zamawiającemu prawo żądania od wykonawców m.in.

– próbek, opisów lub fotografii,

– opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy, w celu potwierdzenia zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia,

– zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,

– zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;

– zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem (jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi).

Więcej w Rzeczpospolitej z 18 grudnia 2012 r.