Wraz z wprowadzeniem zmian do rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie faktur oraz uchwaleniem zmian do ustawy o VAT pojawiło się wiele wątpliwości co do danych, jakie obligatoryjnie muszą być zawarte na fakturze. Dyskusje dotyczą m.in. tego, czy możliwe jest nadal stosowanie na fakturze nazwy skróconej sprzedawcy i nabywcy. W nowych przepisach mowa jest o tym, że na fakturze powinny znaleźć się jedynie imiona i nazwisko lub nazwa sprzedawcy. Niektórzy podatnicy uznali, że od 1 stycznia 2013 r. na fakturze nie można stosować np. skrótu sp. z o.o. czy S.A.

Zasady stosowania skrótów w odniesieniu do np. spółek wynikają z przepisów kodeksu spółek handlowych. Każda z uregulowanych w nim spółek działa pod własną firmą (nazwą). Firma w zależności od typu spółki składa się z nazwy/nazwisk wspólników oraz oznaczenia formy prawnej. Kodeks dopuszcza możliwość używania skrótów formy prawnej sp. z o.o., spółka z o.o., S.A., sp. j. itd. Kodeks nie przewiduje natomiast możliwości stosowania skrótów drugiej części firmy przybranej przez podatnika nazwy.

Wydaje się zatem, że na potrzeby VAT oraz możliwości identyfikacji podatnika istotne jest to, czy i jaką nazwę skróconą podał on w formularzu VAT-R. Wystawiając faktury powinien stosować tę właśnie nazwę skróconą. Stanowisko to potwierdza Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 17 maja 2012 r. Co prawda, z uwagi na zmianę przepisów, interpretacja jest już z formalnego punktu widzenia nieaktualna, jednak zawarte w niej rozważania potwierdzają, że podstawowe znaczenie mają dane zawarte w formularzu rejestracyjnym.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi, zgłoszenie na potrzeby VAT nie przewiduje możliwości podawania nazwy skróconej. Elementami identyfikującymi tego podatnika są jego imiona i nazwisko, a po otrzymaniu potwierdzenia rejestracji jako podatnik VAT dodatkowo także stosowny numer identyfikacyjny. Wystawiając fakturę musi on zatem podawać obligatoryjnie te dane. Jeśli zaś osoba fizyczna będąca podatnikiem VAT na wystawianych przez siebie fakturach podaje dodatkowo nazwę swego przedsiębiorstwa w wersji pełnej albo skróconej, to nie narusza tym samym przepisów dotyczących faktur.
Rozporządzenie w sprawie faktur nie zawiera bowiem zakazu zamieszczania na fakturze dodatkowych informacji.

To, że w formularzu rejestracyjnym ustawodawca posługuje się pojęciem nazwy pełnej i nazwy skróconej, zaś w rozporządzeniu w sprawie faktur wyłącznie pojęciem nazwy, zdaje się wskazywać, że ustawodawca dopuszcza tym samym, aby podatnik sam dokonał wyboru, którą z nazw pełną czy skróconą)podaje, wystawiając lub otrzymując fakturę. Nie ma zatem przeciwskazań do stosowania na fakturach skrótów sp. z o.o. czy S.A., jeśli ta forma została podana w formularzu rejestracyjnym. Można także uznać, że podatnik będący osobą fizyczną ma prawo używać skrótu swej firmy, jeżeli faktura zawiera jego imiona i nazwisko oraz numer identyfikacji podatkowej.

Więcej w Rzeczpospolitej z 22 stycznia 2013 r.