Rozliczamy urlopy pracownicze w raporcie zus rsa…

Rzeczpospolita , autor: Michał Jakubowski , oprac.: GR

cze 1, 2007

Nie musisz opłacać za zatrudnionych składek do ZUS za okresy, kiedy nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, przypadające w trakcie ich zatrudnienia. Dotyczy to m.in. urlopów macierzyńskiego, wychowawczego i bezpłatnego.

Pracownik jest objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi od momentu rozpoczęcia do zakończenia pracy. Nie znaczy to jednak, że za cały ten czas firma musi opłacać za niego składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. W trakcie zatrudnienia zdarzają się bowiem przerwy, kiedy zatrudniony nie podlega tym ubezpieczeniom, za które składek nie odprowadzamy. Nadal jednak ubezpieczony pozostaje wtedy pracownikiem, a na pracodawcy spoczywa obowiązek przekazania do ZUS informacji o takiej przerwie. 0 tej spowodowanej chorobą pisaliśmy w DOBREJ FIRMIE z 9 maja. Dziś skupiamy się wykazywaniu w dokumentach innych przerw.

Urlop macierzyński

Zasiłki macierzyńskie świeżo upieczonym mamom uiszczają pracodawcy, którzy są uprawnieni do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. A są, jeśli 30 listopada po – przedniego roku zgłaszali do tego ubezpieczenia powyżej 20 osób. Personelowi mniejszych firm (zgłaszających najwyżej 20 osób) zasiłki te wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pobierający zasiłek macierzyński nie podlega ubezpieczeniom społecznym z racji umowy o pracę. Płatnik musi jednak złożyć za niego formularz ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx za miesiąc, w którym wypłaca zasiłek. Określa w nim okres, za który wypłaca zasiłek, liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę świadczenia.

Wykazany w raporcie okres od do" nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, którego dotyczy druk ZUS RSA. Oznacza to, że daty wykazane w raporcie mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy tego miesiąca, ale nie mogą wykraczać poza ten miesiąc do przodu" (patrz przykład 1).

Wypełniane w raporcie pole .okres od do" nie może wykraczać też poza rok kalendarzowy. Jeżeli pracodawca wypłaca zasiłek za okres na przełomie roku, to ujmuje go w dwóch rubrykach raportu ZUS RSA składanego za miesiąc, kiedy nastąpiła wypłata świadczenia.

W pierwszym bloku podaje okres do 31 grudnia i kwotę przypadającą na ten czas, a w drugim okres od 1 stycznia i kwotę przypadającą na ten okres. Pracodawca nieuprawniony do wypłaty zasiłków sporządza raport ZUS RSA, w którym wskazuje wyłącznie okres, za który przysługuje zasiłek, oraz kod świadczenia/przerwy, tj. 3U. Nie wypełnia natomiast pół dotyczących liczby dni zasiłkowych i kwoty.

Urlop wychowawczy

Urlop wychowawczy też jest przerwą w ubezpieczeniach z racji umowy o pracę. Udzielający go podmiot wykazuje ją w raporcie ZUS RSA składanym za każdy miesiąc przebywania pracownika na urlopie. Ale uwaga! Okres przerwy od do" określany na formularzu nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, którego dokument dotyczy. Nie może być ani wcześniejszy, ani późniejszy, musi się zawierać w konkretnym miesiącu (patrz przykład 2).

Ubezpieczeni inaczej

Zasiłek macierzyński i urlopy wychowawcze są przerwami w ubezpieczeniach z tytułu umowy o pracę. Stanowią jednak równocześnie tytuły do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, a urlop wychowawczy – także zdrowotnego. Oczywiście, jeśli pobierający zasiłek macierzyński lub przebywający na urlopie wychowawczym nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń.

Osoba na urlopie wychowawczym podlega również ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Składki emerytalne i rentowe z zasiłku i urlopu wychowawczego płatnik wykazuje tylko w raportach rozliczeniowych ZUS RCA lub ZUS RZA z kodami tytułu do ubezpieczeń: 12 40 xx (zasiłek) albo 1211 xx (urlop).

Płatnicy nie opłacają ich jednak, gdyż finansuje je budżet państwa. Składki za pobierającego zasiłek wykazuje wyłącznie płatnik, który wypłaca świadczenie. Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, to ZUS pełni obowiązki płatnika. Naliczamy je od kwoty wypłacanego zasiłku, a za osobę na urlopie wychowawczym od kwoty świadczenia pielęgnacyjnego (aktualnie 420 zł).

Uwaga! Jeśli osoba przebywa na urlopie wychowawczym tylko przez część miesiąca lub tylko przez część miesiąca spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, to podstawę wymiaru zmniejszamy proporcjonalnie. Wówczas kwotę minimalnej podstawy dzielimy przez liczbę dni danego miesiąca, wynik mnożymy przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Od tak ustalonej podstawy naliczamy składki emerytalne i rentowe. Składki zdrowotne zawsze naliczamy od pełnej podstawy, tj. kwoty świadczenia pielęgnacyjnego.

Więcej Rzeczpospolita.