Od początku 2012 r. płatnicy już nie muszą na bieżąco wydawać pracownikom miesięcznych zestawień o pobranych składkach ubezpieczeniowych, chyba że na wyraźną prośbę ubezpieczonego. Od obowiązku tego uwolniła ich ustawa de regulacyjna z 2011 roku.

W zamian za to do końca lutego mają przekazać ubezpieczonym roczną, zbiorczą informację za poprzedni rok w rozbiciu na poszczególne miesiące. Okazuje się, że z wypełnieniem tego obowiązku za 2012 rok mogą być problemy.

Ustawodawca poprzestał na zmianie przepisów. Płatnicy nie otrzymali narzędzia, które pozwoliłoby szybko i racjonalnie wywiązać się z tego nowego obowiązku ustawowego. W ślad za zmianą przepisów nie poszła modyfikacja programu Płatnik.

Roczny raport RMUA powinien obejmować informacje zawarte we wszystkich złożonych w minionym roku kalendarzowym za ubezpieczonego imiennych raportach miesięcznych (RCA, RZA, RSA), w podziale na miesiące.

To oznacza, że kadrowa nie usiądzie z kalkulatorem w ręku i nie zliczy poszczególnych składek wydatkowanych w zeszłym roku za danego ubezpieczonego, by wyszczególnić je w rozbiciu na dane ryzyka – wtedy bowiem nie dostałby on informacji w podziale miesięcznym i nie mógłby skutecznie zweryfikować udostępnionych mu danych. Wyjściem z tej patowej sytuacji jest wydruk 12 miesięcznych raportów, spięcie ich i wręczenie podwładnemu. I to bez względu na to, czy w zeszłym roku dostawał on kilka takich zestawień składkowych na własną prośbę, czy też nie.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przygotował co prawda w Exelu formularz rocznej informacji zbiorczej zawierający wszystkie niezbędne elementy, ale jest on ukryty w drugiej zakładce pliku, po otwarciu którego pojawia nam się miesięczna informacja. Ta z kolei nie jest płatnikom nieodzowna, bo od stycznia zeszłego roku nie muszą przekazywać ubezpieczonym comiesięcznej RMUA. Formularz roczny jest natomiast na drugim planie. Dotarcie do niego wymaga od użytkownika dużej dociekliwości.

Nawet jeśli do niego trafi, to i tak najprawdopodobniej go nie wykorzysta. A to dlatego, że jego wypełnienie wymaga danych z programu Płatnik, które nie zaciągną się automatycznie do exelowskiego formularza.
Efekt jest taki, że przeciętna kadrowa i tak będzie wolała skorzystać z Płatnika niż z, pliku zusowskiego.

Z komunikatu ZUS z 13 listopada 2012 r., umieszczonego na stronie internetowej Zakładu, możemy wnioskować, że jedynie ci płatnicy, którzy co miesiąc dostarczali swoim ubezpieczonym tego rodzaju informacje (z uwzględnieniem korekt), mogą spać spokojnie. Są zwolnieni z dostarczenia rocznego zestawienia, chyba że sam ubezpieczony zwróci się o wydanie informacji rocznej. Ci jednak, którzy zaufali ustawodawcy i nie drukowali dokumentów na bieżąco, będą mieli teraz dodatkową pracę. Chyba nie do końca o taką redukcję obowiązków chodziło ustawodawcy.