Rozporządzenie z grudnia 2012 r. zastąpiło poprzednie z 2004 r. Ich porównanie pod względem obowiązków kontrolowanego przedsiębiorcy prowadzi do wniosku, że te aktualne przepisy zostały nieco zliberalizowane. Regulacja z 2004 r. nakazywała bowiem kierownikowi kontrolowanej firmy m.in. sporządzanie we własnym zakresie kopii dokumentów, w tym wydruków z nośników informacji, a także informatycznych nośników danych, wskazanych przez kontrolującego, jak i zapewnienie środków łączności w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności kontrolnych.

Żadnego z tych wymogów nie ma już w nowym rozporządzeniu, które obowiązuje od 24 stycznia br.
Obecnie badany musi jedynie zapewnić kontrolującym swobodny wstęp i poruszanie się po terenie zakładu, samodzielne pomieszczenie – w miarę możliwości i tylko, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia kontroli, jak i wydzielone miejsce do przechowania dokumentów i zabezpieczonych przedmiotów.

Pogłębiona analiza § 12 rozporządzenia prowadzi jednak do wniosku, że optymizm związany z uwolnieniem kontrolowanej firmy od niejednokrotnie dość uciążliwych, czasochłonnych i kosztownych wymogów może być przedwczesny. A to dlatego, że katalog wymienionych tam powinności jest otwarty. Przepis ten zobowiązuje bowiem przedsiębiorcę do tego, aby zapewnił kontrolującym oraz biegłym upoważnionym do udziału w lustracji warunki i środki niezbędne do jej sprawnego przeprowadzenia badania. Ale wymagań może być więcej, bo przed wymienieniem konkretnych zadań kontrolowanego przedsiębiorcy, pada określenie „w szczególności”. Oznacza to, że ta lista jest jedynie przykładowa. W związku z tym inspektor może uznać, że do sprawnego przeprowadzenia wizytacji potrzebuje jednak od kontrolowanego przedsiębiorcy sporządzenia kopii lub wydruków dokumentów albo udostępnienia badającym środków łączności. Tym bardziej, że w nowym rozporządzeniu pozostał przepis nakazujący kierownikowi kontrolowanego zakładu potwierdzanie sporządzonych kopii dokumentów i wydruków za zgodność z oryginałem.

Powstaje zatem pytanie, kto musi je robić. Odpowiedź nie jest łatwa. Z jednej bowiem strony rozporządzenie (w odróżnieniu od tego z 2004 r.) nie nakłada w sposób wyraźny takiego wymogu na kierownika kontrolowanego podmiotu. Rezygnacja zaś z tego obowiązku (wcześniej wyraźnie sprecyzowanego) w połączeniu z zasadą racjonalnego ustawodawcy to bez wątpienia argument przemawiający za tym, że to kontrolujący we własnym zakresie powinni sporządzać takie kopie lub wydruki. Tym bardziej, że wymaganie tego od przedsiębiorcy naraża go na koszty, tym większe, gdy taka dokumentacja jest obszerna.

Z drugiej strony, otwarty charakter powinności wymienionych w § 12 rozporządzenia nie wyłącza możliwości żądania przez inspektorów sporządzenia takich wydruków lub kopii bądź udostępnienia im środków łączności.

Niekiedy pracodawca woli nawet samodzielnie sporządzić kopie i wydruki potrzebne kontrolującym, niż udostępniać oryginały dokumentów w taki sposób, aby to oni je kserowali. Zresztą rozporządzenie nie dopuszcza możliwości wynoszenia przez kontrolujących dokumentów, aby je analizować czy kopiować. Na kontrolowanym spoczywa jedynie wymóg udostępnienia badającym tej dokumentacji w miejscu, w którym ją przechowuje. Niedopuszczalność „wypożyczania” oryginałów potwierdza także zasada, że kontrolę przeprowadza się w siedzibie wizytowanego zakładu lub w miejscu prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę, w dniach i godzinach jego pracy. Natomiast w siedzibie organu kontrolującego wolno ją zrealizować jedynie z uzasadnionych okolicznościach.

W odróżnieniu od kontroli przeprowadzanej na mocy ustawy o rehabilitacji oraz nieobowiązującego już rozporządzenia z 2004 r., ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 404 ze zm., dalej ustawa o PIP) nie nakłada na badanego pracodawcę konieczności udostępnienia kontrolującym środków łączności. Musi on im jednak zapewnić urządzenia techniczne.

Termin ten jest pojęciowo szerszy od „środków łączności”. Może to prowadzić do kłopotliwego wniosku. O ile przeprowadzającemu kontrolę Pełnomocnikowi Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych (BON) należało do niedawna zapewnić jedynie telefon i faks, czy dostęp do Internetu (obecnie zaś nie do końca wiadomo, czy należy mu cokolwiek udostępniać), to inspektorowi pracy, obok środków łączności, powinno się także zagwarantować komputer, drukarkę oraz wszelkie inne urządzenia techniczne, których zażąda.

Do uprawnień inspektora pracy należy także wykonywanie niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów. Wolno mu także robić zestawienia i obliczenia sporządzone na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądać ich od kontrolowanego przedsiębiorcy. Sporządzenie odpisu lub wyciągu wymaga natomiast wcześniejszego zrobienia kopii lub wydruku dokumentu.

Także pozostałe obowiązki kontrolowanego wynikające z ustawy o PIP są analogiczne do tych, które nakłada rozporządzenie z grudnia 2012 r. Chodzi przede wszystkim o zapewnienie inspektorowi pracy warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli. W szczególności trzeba mu niezwłocznie przedstawić dokumenty i materiały, spowodować, aby zatrudnieni terminowo udzielali informacji, zagwarantować dostęp do urządzeń technicznych oraz w miarę możliwości oddzielny pokój z odpowiednim wyposażeniem.