Obowiązek rozliczania składek za osoby korzystające z tego uprawnienia dotyczy wszystkich pracodawców, którzy udzielili swoim podwładnym urlopu wychowawczego. Nawet gdy szef ma jednego pracownika, któremu dał taki urlop, w stosunku do tej osoby pełni obowiązki płatnika składek.

Zgłoszenia do ubezpieczeń osób przebywających na urlopach wychowawczych pracodawca dokonuje, wykazując ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 1211 xx.
Jednak za osoby, które podczas takiego urlopu opiekują się potomstwem, nie składa raportu ZUS ZUA w razie przejścia na urlop wychowawczy, a także raportu ZUS ZWUA, gdy wolne się kończy.

Zanim szef przystąpi do rozliczania składek, powinien uzyskać od pracownika oświadczenie, czy spełnia on warunki do podlegania z urlopu wychowawczego ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dzieje się tak, gdy oprócz urlopu wychowawczego osoba ta nie ma innych tytułów do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Każdy tytuł powoduje, że składki z urlopu są nienależne.

W oświadczeniu złożonym. przez ubezpieczonego powinno być również pouczenie o tym, że gdy nastąpi zmiana sytuacji ubezpieczeniowej (np. osoba w trakcie urlopu rozpocznie prowadzenie działalności gospodarczej czy zatrudni się gdzieś na umowę-zlecenie), to niezwłocznie takie informacje zostaną przekazane pracodawcy. Gdy o tym nie poinformuje, pracodawca będzie wykazywał składki, które w świetle obowiązujących przepisów są nienależne i będzie musiał w przyszłości złożyć korektę dokumentów do ZUS-u.

Przebywający na urlopie wychowawczym obowiązkowo podlega także ubezpieczeniu zdrowotnemu, gdy jest to jego jedyny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Najczęściej gdy dana osoba spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom społecznym, to jednocześnie spełnia warunki do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej dla przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego. Obecnie jest to 520 zł. Od tej podstawy płatnik nalicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9 proc.

Za osobę, której pracodawca udzielił urlopu, składa też raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 0110 xx. Wykazuje tam okres urlopu i kod świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy). Ten raport składa także wtedy, gdy pracownik z urlopu wychowawczego nie spełnia warunków do podlegania ubezpieczeniom i nie jest za niego składany raport z kodem 1211 xx.

Płatnicy składek sporządzają dokumenty rozliczeniowe za osoby, którym udzielili urlopu wychowawczego.
Wykazują tam należne składki emerytalne, rentowe i zdrowotne. Nie wpłacają ich jednak. Finansuje je bowiem budżet państwa, a obowiązek pracodawcy polega wyłącznie na wykazaniu należnych danin w dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS.