Wydanie z magazynu przedsiębiorstwa towaru lub jego niewielkiej ilości, które pozwoli potencjalnemu klientowi na ocenę cech i jego właściwości, można ująć w ewidencji na koncie 460 – Pozostałe koszty rodzajowe – czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej.
Firmy często rozdają próbki swoich towarów dla celów promocyjno-reklamowych. Takie działanie umożliwia bowiem poznanie przez potencjalnych klientów właściwości i efektów działania oferowanych towarów.
Jednak przy rozliczaniu takiej operacji w księgach rachunkowych będzie miało mniejsze opodatkowanie VAT.
Obecnie na gruncie ustawy o VAT zasadą jest, że opodatkowaniu podlega przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy przekazanie następuje na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, czy też na inne cele. Jednak wyjątkiem od tej zasady jest przekazywanie m.in. próbek w rozumieniu przepisów o VAT. Choć od kwietnia zostało zastrzeżone, że dotyczy to przypadków, gdy przekazanie następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.
Zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
– ma na celu promocję tego towaru oraz
– nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłamać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.
Zgodnie z wyjaśnieniami ministerstwa zamieszczonymi na stronie resortu próbkami mogą być przykładowo książki, w tym egzemplarze do recenzji oraz płyty.
Dla celów ewidencji księgowej wydatki na tego typu działania reklamowe zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje np. na koncie 460 – Pozostałe koszty rodzajowe.
Spółka w polityce rachunkowości powinna mieć zapisane zasady ewidencji kosztów związanych z reprezentacją i reklamą. W tym celu mogą być utworzone konta analityczne, przykładowo z podziałem na koszty reprezentacji i reklamy.
Sposób ujęcia w księgach rachunkowych rozchodu z magazynu towarów przekazywanych jako próbki przedstawia się zatem następująco: strona Wn konta 460 – Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy), strona Ma konta 330 – Towary handlowe.
Takie księgowanie nie będzie wystarczające, gdy towary ujmowane są w księgach wyceniane są w stałych cenach ewidencyjnych. W takiej sytuacji należy równolegle dokonać wyksięgowania odchyleń od tych cen ewidencyjnych, w części przypadającej na rozchody tych aktywów.
W związku z tym ewidencja księgowa będzie przebiegać w następujący sposób:
– rozliczenie odchyleń kredytowych: strona Wn konta 340 – Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów, strona Ma konta 460 – Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy),
– rozliczenie odchyleń debetowych: strona Wn konta 460 – Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy), strona Ma konta 340 – Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 27 maja 2013 r.