Zgodnie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W związku z tym, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

– pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

– nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,

-być właściwie udokumentowany.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że o możliwości ujęcia w kosztach wydatków na wyjazd zagraniczny dla kontrahentów będzie przesądzać charakter przyznanego świadczenia. W związku z tym konieczne jest rozważenie opisanych poniżej sytuacji.

Gdy wyjazd zagraniczny nie ma charakteru rekreacyjnego, a ma na celu zapoznanie kontrahentów z produktami/usługami podatnika albo jego celem jest przeprowadzenie szkolenia, to w takiej sytuacji wydatki co do zasady mogą być kosztem uzyskania przychodów. Takie wydarzenie powinno jednak zostać przez podatnika odpowiednio udokumentowane.

W myśl z art. 16 ust. 1 pkt. 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W najnowszych interpretacjach organy podatkowe odchodzą od obowiązującej do tej pory w doktrynie prawa podatkowego definicji reprezentacji rozumianej jako występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością w celu wywołania dobrego wrażenia. Zgodnie ze stanowiskiem ministra finansów wyrażonym w piśmie z 28 maja 2012 r. (DD6-033-49/SOH/PK-1655/10): „Występujący w obrocie prawnym termin »reprezentacja«, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako »przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu«, a nie »wystawność, okazałość, wytworność«. Dlatego też termin »reprezentacja« użyty w art. 16 ust 1 pkt. 28 ustawy o CIT należy rozumieć jako »przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz«, a nie jako »wystawność, wytworność, czy okazałość«” (por. też: Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 19 czerwca 2012 r., IPTPB3M23-98/12-4/GG).

Zgodnie zatem z obecnym stanowiskiem organów podatkowych przez reprezentację należy rozumieć działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi (skierowane na zewnątrz firmy).

Gdy podatnik nie jest w stanie wykazać związku wyjazdu zagranicznego z możliwością osiągnięcia przychodu, przykładowo dlatego, że nie istnieje dokumentacja potwierdzająca, że odbyło się np. szkolenie połączone z prezentacją produktów, wówczas istnieje ryzyko uznania przez organ podatkowy, że wydatki tego typu nie są kosztami uzyskania przychodów, gdyż są związane z reprezentacją.