Pracodawcy zobowiązani są do zapewnienia wielu świadczeń swoim pracownikom. Przykładowo dotyczy to okularów korygujących wzrok. Obowiązek ten wynika z par. 8 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Jednak dotyczy to tylko okularów zaleconych przez lekarza w związku z wynikami badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, które wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego – czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej.
Przepisy nie określają szczegółowych warunków zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych.
Kwestie te powinny zostać więc uregulowane w aktach prawa zakładowego, które normują m.in. prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku wydawania regulaminu pracy i wynagradzania, warunki zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych, w tym zasady dofinansowania kosztów ich zakupu, powinien ustalić na mocy swojej decyzji (wewnętrznego zarządzenia).
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 11 ustawy o PIT w przypadku świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, tego typu świadczenia są wolne od podatku dochodowego. W tym przypadku odrębnymi przepisami jest wspomniane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Również z tego powodu, że omawiane świadczenie wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie stanowi ono podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne.
Na ewidencję księgową wpływać będzie również kwestia VAT. W przypadku gdy poniesione na okulary wydatki, udokumentowane fakturą wystawioną na pracodawcę, będą związane z czynnościami opodatkowanymi VAT, ma on możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o naliczony wynikający z takiej faktury. Odliczenia należy dokonać w proporcji do kosztów zwracanych pracownikowi, czyli kosztów poniesionych przez pracodawcę. Z kolei gdy zakup okularów udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracownika, nie można odliczyć podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.
Podatnicy mają jednak wątpliwości, czy dostarczenie takich okularów podlega opodatkowaniu VAT w sytuacji, gdy faktura wystawiona jest na pracodawcę. Do tej kwestii odniósł się dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2013 r. (nr ILPP2/443-1016/12-2/MN). I w tym przypadku rozpatrywane są dwie sytuacje – gdy okulary są całkowicie refundowane lub tylko częściowo.
W pierwszym przypadku organ podatkowy stwierdził, że zapewnienie okularów pracownikom zgodnie z przepisami nie będzie podlegać opodatkowaniu VAT. Nie stanowi ono przekazania towarów na cele osobiste pracowników. Ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera definicji potrzeb osobistych. Można jednak przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Z kolei potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do których zaspokajania pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa.
W drugim przypadku – gdy refundacji nie podlega cała wartość okularów – jest jednak inaczej. Dyrektor izby skarbowej wskazuje, że jeżeli pracodawca częściowo tylko pokrywa koszty, to nie można uznać tej czynności za nieodpłatną. Na gruncie podatku od towarów i usług nie występują czynności częściowo odpłatne. Dlatego według organu jako podstawę opodatkowania należy przyjąć kwotę, która nie podlega refundacji pracownikowi przez pracodawcę, tj. stanowiącą różnicę między kosztem zakupu okularów korekcyjnych a kwotą refundowaną, pomniejszoną o kwotę podatku należnego.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom wody zdatnej do picia i innych napojów.
Nakłada go rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednak szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
Ponieważ tak jak w przypadku okularów korekcyjnych obowiązek pracodawcy zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie podlega opodatkowaniu PIT. Wydatki te nie stanowią też podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne.
Tak samo będzie się kształtowała kwestia rozliczenia VAT. Jak w poprzednim przypadku przekazanie pracownikom środków bhp jest związane z działalnością gospodarczą firmy. Dlatego ma ona prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych zakupów. Wydanie wody pracownikom nie podlega opodatkowaniu VAT.
Analogiczne zasady opodatkowania i księgowania dotyczą ubrań i obuwia roboczego spełniającego wymagania określone w Polskich Normach, a do ich dostarczania zobowiązuje art. 2377 pracy. Rodzaje wymaganej odzieży i obuwia roboczego stosowanych na określonych stanowiskach pracy, a także przewidywane okresy ich użytkowania ustala pracodawca po konsultacji z pracownikami.
Kodeks pracy przewiduje też, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego. W takiej sytuacji pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 8 lipca 2013 r.