Planowaliśmy zwolnić jednego pracownika. Podczas spotkania zaproponowaliśmy mu odejście za porozumieniem. Odmówił jego podpisania i szybko wyszedł z pomieszczenia. Nie mieliśmy okazji wręczyć mu wypowiedzenia, którego niepodpisany egzemplarz podczas całego spotkania leżał w aktówce koło biurka. Osoba upoważniona do reprezentowania pracodawcy była jednym z uczestników spotkania. Następnego dnia podwładny zadzwonił, że jest chory i dostarczył zwolnienie lekarskie. Co możemy zrobić w tej chwili? Czy wypowiedzenie należy wysłać pracownikowi pocztą? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Niestety, sytuacja przedstawiona przez czytelnika nie rysuje się korzystnie dla pracodawcy. Zatrudniony odmówił podpisania porozumienia. Miał do tego pełne prawo. Nie doszło natomiast do jednostronnego rozwiązania stosunku pracy. Sam zamiar pracodawcy czy nawet posiadanie przy sobie gotowego do wręczenia egzemplarza wypowiedzenia nie wystarczą. Stosunek pracy trwa nadal.
Dodatkowo pracownik przebywa teraz na zwolnieniu lekarskim. Można jedynie podejrzewać, że na raptowny rozwój jego choroby wpływ miała świadomość, że szef chce go wyłączyć z załogi. W takiej sytuacji podwładny podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem. Zgodnie z art. 41 k.p. nie można wypowiedzieć umowy podczas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Dotyczy to także okresu choroby. Zupełnie niewskazane byłoby więc wysłanie wypowiedzenia pocztą. Nawet gdyby dokument został prawidłowo doręczony, to wypowiedzenie będzie wadliwe. Jeżeli podwładny odwoła się do sądu, może być pewny wygranej. Czytelnikowi nie pozostaje więc nic innego, niż czekać na powrót zatrudnionego do pracy. Pracodawca może rozważyć zbadanie, czy wystawienie pracownikowi zaświadczenia lekarskiego było uzasadnione. W tym celu powinien złożyć wniosek w odpowiedniej jednostce ZUS. Firma może też dociekać, czy podwładny wykorzystuje zwolnienie chorobowe zgodnie z jego celem. Jeżeli pracodawca ma więcej niż 20 zatrudnionych, kontroli może dokonać sam za pośrednictwem imiennie upoważnionej osoby. Mniejsze zakłady o taką kontrolę muszą poprosić właściwy oddział ZUS.
W opisanej sytuacji warto się zastanowić, jak przygotować się do podobnego spotkania w przyszłości. Po podjęciu decyzji o zwolnieniu należy przygotować dwa zestawy dokumentów – porozumienie stron oraz wypowiedzenie. To drugie na wypadek, gdyby podwładny nie był zainteresowany ugodowym rozstaniem.
Ważne jest, żeby przyniesiony na spotkanie egzemplarz wypowiedzenia był już podpisany przez szefa lub osobę właściwie umocowaną do działania w jego imieniu. Nie jest konieczne, a nawet niewskazane, aby już na początku spotkania pokazywać go podwładnemu. Mógłby potem twierdzić, że pracodawca wywierał na niego presję.
Jeżeli dojdzie to wręczenia wymówienia, najlepiej, gdy zatrudniony potwierdzi jego otrzymanie na kopii dokumentu. Jeżeli natomiast obawiając się zwolnienia, pracownik będzie starał się wymknąć, to wystarczy, jeżeli szef oznajmi, że wypowiada umowę o pracę i okaże mu dokument wypowiedzenia. Odmowa potwierdzenia jego otrzymania czy nawet odmowa zapoznania się z jego treścią nie uchronią pracownika.
Stosunek pracy będzie skutecznie wypowiedziany. Wynika to z art. 61 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim oświadczenie woli, czyli także wypowiedzenie, uważa się za złożone w chwili, gdy dochodzi do adresata w sposób umożliwiający zapoznanie się z nim. W takiej sytuacji na dokumencie należy sporządzić notatkę, że wypowiedzenie wręczono i umożliwiono podwładnemu zapoznanie się z nim, ten zaś odmówił jego przyjęcia. Notatkę powinna podpisać osoba wręczająca dokument oraz najlepiej jeszcze jeden świadek.
Więcej w Rzeczpospolitej z 10 lipca 2013 r.